香港の NGO 向け IT サポート

香港の NGO の IT 環境はふつうどうなっているか

私たちが香港で出会う NGO の多くは Microsoft 365 か Google Workspace を使っており、何年も前にベンダーの非営利プログラムで導入したまま見直していないことがよくあります。本部には会計システム、寄付者または会員のデータベース、部署ごとの共有ドライブがあります。高齢者の地域センター、総合青少年サービスセンター、家庭支援センターなど各サービス拠点には、共用のデスクトップ数台、複合機、拠点ごとの回線、そしてパスワードを誰も覚えていないルーターがあります。

その周りに、NGO を一般の事務所と違うものにするシステムがあります。市販製品のこともあれば、十年かけて膨らんだ表計算ファイルのこともあるケース管理やサービス記録のシステム。オンラインの寄付フォームと領収書の発行手順もそうです。団体が香港の税務条例（Inland Revenue Ordinance）第88条で慈善団体として認められていれば、寄付者はその領収書で税控除を申請するためです。さらにプログラムやボランティアの申込フォームがあり、職員が個人アカウントで無料ツールを使って作ったものが少なくありません。

そして人です。ソーシャルワーカーはアウトリーチや家庭訪問にスマートフォンを持ち歩き、同意書や書類を撮影することがあります。期間限定の助成で雇われたプログラム職員は資金とともに入れ替わります。実習生やボランティアに必要な権限は数年ではなく数週間です。自身もボランティアであることが多い理事は、機密資料をメールで受け取ります。どのグループも個人データに触れ、必要な権限の水準はそれぞれ異なります。

最後にハードウェアの履歴があります。ノート PC は助成金が入るたびにまとめて購入され、年式の違う寄贈機が新しい機械と並び、安全な処分方法が分からないまま古い端末が倉庫に積まれています。よい NGO 向け IT サポートは、まずこれらをすべて書き出すことから始まります。リスクも費用も、どれか一つのシステムではなく、これらの部品のすき間から生まれるからです。

非営利団体の IT 委託先の選び方：調達チェックリスト

多くの NGO は調達規程に従って相見積もりで IT サポートを購入し、その結果を理事会や助成元が確認することもあります。月額が最も安い業者が最善とは限りません。各社に同じ書面の範囲で見積もってもらいましょう。区分ごとのユーザー数、拠点数、端末、システム、必要な対応時間帯です。範囲に沿って見積もらない業者とは比較ができず、後から選定理由を説明することもできません。

次に、非営利ライセンスの扱い方を確認します。貴団体の代わりに Microsoft に登録すると申し出る業者は要注意です。Microsoft は職員または戦略的ボランティアが自ら登録することを求めているからです。尋ねるべきは、ユーザーを寄贈ライセンスと割引ライセンスにどう振り分けるか、資格確認にどう備えるかです。Google Workspace を使う場合も同じことを確認してください。その非営利エディションは、団体自身が行う資格審査を経て提供されます。

続いてデータの取り扱いです。香港の個人資料（私隠）条例（Personal Data (Privacy) Ordinance、PDPO：香港の個人情報保護法）では、IT 委託先を使う NGO は、契約などの手段で個人データの過剰な保存や不正なアクセスを防がなければなりません。該当する契約条項、委託先の誰が貴団体のデータを見られるのか、契約終了時にデータがどうなるのかを確認しましょう。受け取る証拠のサンプル、たとえば復元テストの記録、権限の見直し記録、監査報告書も求めてください。

最後に、働き方との相性を確かめます。天水圍（ティンシュイワイ）のセンターの職員も、利用者宅を訪問中のソーシャルワーカーも、ヘルプデスクに連絡できますか。広東語、英語、普通話で対応できますか。シンガポールなどに事務所があれば一緒に支援できますか。現在の業者からの引き継ぎや、団体内の IT 担当者との分担はできますか。Brocent はプランと価格の前提を公開しているので、数字をご自身で確認できます。香港チームは英語、広東語、普通話で対応します。

助成元への説明責任、情報セキュリティ、残しておくべき証拠

NGO が説明すべき相手は一般の小規模組織より多く、理事会、事業を助成する政府部門、財団、監査人、寄付者、そして支援対象者自身がいます。問われるのは、預かった個人データをどう守っているかという同じ質問のさまざまな形です。香港社会福利署（Social Welfare Department）の「NGO IT Information Portal」は福祉分野向けの IT セキュリティ資料をまとめ、個人資料私隠専員公署（PCPD：香港の個人情報保護当局）のデータセキュリティとデータ漏えい対応の指針を案内しています。これらの資料は求められる実務を平易に説明しています。

個人資料（私隠）条例（第486章）の保障資料第4原則（Data Protection Principle 4）は、無許可または偶発的なアクセス、処理、消去、紛失、利用から個人データを守るため、実行可能なあらゆる措置を取るよう求めています。NGO にとっては通常、ケースや寄付者のデータの保存場所を把握する、役割に応じてアクセスを制限する、多要素認証を使う、持ち出す端末を暗号化する、バックアップを取る、そしてそれらを実施したと示せる、ということです。同条例の第6A部はダイレクトマーケティングを定めており、募金の勧誘もその一種として扱うため、寄付者のデータを募金の呼びかけに使う前には適切な同意が必要です。

管理策と同じくらい証拠が大切です。理事や助成元から聞かれたとき、多要素認証を有効にしましたという一言は、どのアカウントで有効かを示す日付入りの報告書に及びません。マネージドサービスのお客様は書面レポートを受け取ります。月次レポートはチケット、資産、パッチを扱い、Business プランでは四半期レビューと資産台帳が加わり、単発の監査ではリスク順の修正リストが得られます。復元テストと合わせ、これらは年次報告、助成元の審査、内部監査に添付できる記録です。

シンガポールでは、2012年個人データ保護法（Personal Data Protection Act 2012、PDPA）が慈善団体にも適用され、第24条の保護義務は合理的な安全対策を求めています。慈善評議会の「慈善団体・公益団体向けガバナンス規範（Code of Governance for Charities and IPCs）」は理事会向けに六つのガバナンス原則を定め、日常業務に関わるボランティアは職員と同じ慣行に従うべきだとしています。私たちは管理策を実施して証拠を残します。法的な解釈は貴団体の顧問にお任せします。

NGO 向け IT サポートの費用と、金額を左右するもの

NGO 向けのマネージド IT サービスは1ユーザーあたりの月額で課金します。プランは香港で HK$195 から、シンガポールで S$100 からで、トップページの計算ツールで人数に応じた金額が分かります。何を1ユーザーと数えるかといった前提は価格の前提ページに記載しているので、助成申請に数字を書く前に確認できます。

NGO の費用を最も大きく動かすのは四つです。一つ目はユーザーの数え方です。常勤職員には完全なサポートが必要ですが、共有メールボックスやフォームしか使わないボランティアには、ライセンスもサポート枠も不要な場合があります。二つ目は拠点数で、住所ごとにネットワークと端末があるためです。三つ目は対応時間帯です。多くの NGO は平日の勤務時間で動きますが、入所施設やホットラインは夜間や週末の対応が必要になることがあります。四つ目は新センター、移転、端末更新などのプロジェクト作業で、IT トークンとして別にお見積もりするため月額を押し上げません。

ライセンスは別の予算項目です。Microsoft と Google の非営利特典は対象団体のソフトウェア費用を大きく下げますが、サポート、バックアップ、セキュリティツールは含みません。ライセンスと他社サービスの利用料はそれぞれの価格ページで別に設定され、追加を選んだ場合にのみお見積もりに載るので、理事会は一つずつ確認できます。単発のセキュリティ監査や意識向上研修は、運営予算より能力強化型の助成金のほうが収まりやすいと気づく NGO もあります。

助成元にとって大切なのは予測できることです。書面の範囲、明確な1ユーザーあたりの価格、事前に見積もったプロジェクトがあれば、予算の IT 項目は年間を通じて揺らがず、助成報告での説明も短く済みます。