香港 NGO IT 支持

香港 NGO 的 IT 环境通常是什么样子

我们接触过的香港 NGO，大多使用 Microsoft 365 或 Google Workspace，很多是多年前通过厂商的公益计划取得，之后再没有检查过。总部有财务系统、捐赠人或会员数据库，以及按部门划分的共享网盘。每个服务单位，无论是长者邻舍中心、综合青少年服务中心还是家庭服务中心，都有几台公用电脑、一台多功能打印机、独立宽带，以及一台没人记得密码的路由器。

围绕这些基础设施的，是让 NGO 和普通办公室不同的系统：个案管理或服务记录系统，有时是商业软件，有时是用了十年、越来越大的电子表格；网上捐款表单和捐款收据流程，因为机构获香港《税务条例》第 88 条认可为慈善机构，捐赠人会凭收据申请扣税；还有活动和志愿者报名表，很多是某位同事用私人账号在免费工具上搭建的。

然后是人。社工外展和家访时带着手机，可能会拍下同意书或证件；按拨款聘请的项目员工随资助来去；实习学生和志愿者只需要几个星期的权限；董事会成员很多本身也是志愿者，通过邮件接收机密文件。每类人都会接触个人数据，每类人需要的权限都不一样。

最后是硬件的历史。笔记本电脑在拨款到账时一批批采购，来源不一的捐赠电脑和新机器并存，旧设备堆在储物室，因为没有人确定怎样才算安全处置。好的 NGO IT 支持，第一步是把这一切写下来，因为风险和费用都出在这些环节之间的缝隙里，而不是某一个系统本身。

非营利机构怎么挑选 IT 外包服务商：采购清单

很多 NGO 按采购制度以询价方式购买 IT 支持，结果可能要交董事会或资助方审阅。月费最低的一家，很少是最好的选择。请每家服务商按同一份书面范围报价：各类用户人数、服务单位数量、设备、系统，以及需要支持的时段。不愿按范围报价的服务商，您没法比较，事后也很难解释为什么选它。

接着看服务商怎样处理公益授权。如果有人说可以代贵机构向 Microsoft 注册，这是一个警示信号，因为 Microsoft 要求由员工或战略志愿者亲自注册。应该问的是：他们怎样把用户对应到捐赠授权和折扣授权，以及怎样协助您准备资格确认。如果您用 Google Workspace，也要问同样的问题，因为它的公益版本要经过由贵机构完成的资格验证。

然后看数据处理。根据香港《个人资料（私隐）条例》，NGO 委托 IT 承办商处理个人资料时，须以合同或其他方式防止资料保存过久，并防止未经授权的访问。请服务商提供相关合同条款，说明他们有哪些人能看到贵机构的数据，以及合同结束后数据如何处理。也请他们提供您将会收到的证据样本：还原测试记录、权限检查记录、审计报告。

最后，检验是否配合您的工作方式。天水围中心的同事和正在家访的社工，是否都联系得上服务台？服务商能否用粤语、英语和普通话沟通？如果您在新加坡或其他地方有办事处，能否一并支持？能否接手现有服务商，或者与机构内部的 IT 同事分工合作？博迅公开套餐和价格假设，您可以自己核对数字；香港团队可以用英语、粤语和普通话沟通。

资助问责、数据保护，以及要保留哪些证据

NGO 要交代的对象比一般小机构多：董事会、资助服务的政府部门、基金会、审计师、捐赠人，以及服务对象本身。他们问的往往是同一个问题的不同版本：交到你们手上的个人数据，怎样保护？香港社会福利署的「非政府机构资讯科技资料室」汇集了社福界的资讯科技安全参考资料，并指向个人资料私隐专员公署关于数据安全和数据泄露处理的指引，这些文件用浅白的方式说明了应有的做法。

根据香港《个人资料（私隐）条例》（第 486 章）保障资料第 4 原则，资料使用者须采取所有切实可行的步骤，保护个人资料不受未经授权或意外的查阅、处理、删除、丢失或使用所影响。对 NGO 来说，通常就是：清楚个案和捐赠人数据存放在哪里、按职位限制访问、使用多因素认证、给带出办公室的设备加密、做好备份，并且能证明这些都做了。条例第 6A 部另有直接促销的规定，而条例把募捐视为促销的一种，所以捐赠人数据用于募捐呼吁前，需要取得适当的同意。

证据和控制措施同样重要。董事会成员或资助方问起时，一句「已启用多因素认证」，远不如一份注明日期、列出哪些账号已启用的报告有说服力。管理型服务客户会收到书面报告：月度报告涵盖工单、资产和补丁，Business 套餐另有季度回顾和资产清单，一次性审计则提供按风险排列的整改清单。连同还原测试，这些都是可以附在年报、资助评估或内部审计里的记录。

在新加坡，《2012 年个人数据保护法》同样适用于慈善机构，第 24 条的保护义务要求作出合理的安全安排。慈善理事会的《慈善机构及公益机构治理守则》为董事会定下六项治理原则，并指出参与日常运作的志愿者应遵守适用于员工的做法。我们落实控制措施并保留证据；法律解释由贵机构的顾问负责。

NGO IT 支持要多少钱，费用由什么决定

NGO 的管理型IT外包服务按每用户每月计费。我们的套餐在中国香港 HK$195 起，新加坡 S$100 起，首页的计算器会按您的人数算出金额。计价背后的假设，例如怎样才算一个用户，都写在价格假设页，您可以在把数字写进拨款申请前先核对。

影响 NGO 费用最大的有四点。第一是怎样计算用户：长期员工需要完整支持，只用共享邮箱或填表的志愿者，可能根本不需要授权或支持名额。第二是服务单位数量，因为每个地址都有自己的网络和设备。第三是支持时段：大部分 NGO 按办公时间运作，但院舍和热线服务可能需要晚间或周末支持。第四是项目工作，例如新中心、搬迁或更换设备，我们以 IT 令牌另行报价，不会推高月费。

软件授权是另一条预算线。Microsoft 和 Google 的公益优惠可以为符合资格的机构大幅节省软件开支，但不包括支持、备份或安全工具。授权和第三方订阅在各自的价格页单独计价，只有您加选才会列入报价，董事会可以逐项看清楚。有些 NGO 还发现，一次性的安全审计或安全意识培训，放在能力建设类拨款里比放在运营预算里更合适。

对资助方来说，最重要的是可预期。书面范围、清楚的每用户价格，加上预先报价的项目，让预算里的 IT 一项全年都站得住，资助报告里的解释也可以很短。