香港 NGO IT 支援

香港 NGO 的 IT 環境通常是甚麼樣子

我們接觸過的香港 NGO，大多使用 Microsoft 365 或 Google Workspace，很多是多年前透過供應商的非牟利計劃取得，之後再沒有檢視過。總辦事處有會計系統、捐款人或會員資料庫，以及按部門分類的共用雲端硬碟。每個服務單位，無論是長者鄰舍中心、綜合青少年服務中心還是家庭服務中心，都有幾部共用電腦、一部多功能打印機、獨立寬頻，以及一部沒有人記得密碼的路由器。

圍繞着這些基本設施的，是令 NGO 和一般辦公室不同的系統：個案管理或服務記錄系統，有時是商業軟件，有時是用了十年、越來越大的試算表；網上捐款表格，以及捐款收據流程，因為機構獲《稅務條例》第 88 條認可為慈善機構，捐款人會拿收據申請扣稅；還有活動及義工報名表，很多時由某位同事用私人帳戶在免費工具上建立。

然後是人。社工外展和家訪時帶着手機，可能會拍下同意書或文件；按撥款聘請的項目職員隨資助來去；實習學生和義工只需要幾星期的權限；董事會成員很多本身也是義工，經電郵收取機密文件。每類人都會接觸個人資料，每類人需要的權限都不一樣。

最後是硬件的歷史。手提電腦在撥款到位時一批批購入，來源不一的捐贈電腦和新機並存，舊裝置堆在儲物室，因為沒有人肯定怎樣才算安全處置。好的 NGO IT 支援，第一步是把這一切寫下來，因為風險和費用都出在這些部分之間的縫隙，而不是某一個系統本身。

慈善機構怎樣揀 IT 外判服務商：採購清單

很多 NGO 按採購政策以報價方式購買 IT 支援，結果可能要交董事會或資助機構審閱。月費最低的一家，很少是最好的選擇。請每家供應商按同一份書面範圍報價：各類用戶人數、服務單位數目、裝置、系統，以及需要支援的時段。不肯按範圍報價的供應商，您沒法比較，事後也很難解釋為甚麼選它。

接着看供應商怎樣處理非牟利授權。如果有人說可以代貴機構向 Microsoft 登記，這是一個警號，因為 Microsoft 要求由職員或策略義工親自登記。應該問的是：他們怎樣把用戶對應到捐贈授權和折扣授權，以及怎樣協助您準備確認聲明。如果您用 Google Workspace，也要問同樣的問題，因為其非牟利版本要經過由貴機構完成的資格驗證程序。

然後看資料處理。根據《個人資料（私隱）條例》，NGO 委託 IT 承辦商處理個人資料時，須以合約或其他方法防止資料保存過久，以及防止未獲准許的存取。請供應商提供相關合約條款，說明他們哪些人看得到貴機構的資料，以及合約完結後資料如何處理。也請他們提供您將會收到的證據樣本：還原測試記錄、權限覆核、審計報告。

最後，測試是否配合您的工作方式。天水圍中心的同事和正在家訪的社工，是否都找得到服務台？供應商能否用廣東話、英語和普通話溝通？如果您在新加坡或其他地方有辦事處，能否一併支援？能否接手現有供應商，或與機構內的 IT 同事分工合作？博迅公開計劃和價格假設，您可以自行核對數字；香港團隊可用英語、廣東話及普通話溝通。

資助問責、資料保障，以及要保留甚麼證據

NGO 要交代的對象比一般小機構多：董事會、資助服務的政府部門、基金會、核數師、捐款人，以及服務使用者本身。他們問的往往是同一個問題的不同版本：交到你們手上的個人資料，怎樣保護？社會福利署的「非政府機構資訊科技資料室」整理了福利界的資訊保安參考資料，並指向私隱專員公署有關資料保安及資料外洩處理的指引，這些文件用淺白的方式說明了應有的做法。

根據《個人資料（私隱）條例》（第 486 章）保障資料第 4 原則，資料使用者須採取所有切實可行的步驟，保障個人資料不受未獲准許或意外的查閱、處理、刪除、喪失或使用所影響。對 NGO 來說，通常即是：清楚個案和捐款人資料存放在哪裏、按職位限制存取、使用多重身份驗證、把帶出辦公室的裝置加密、做好備份，並且證明得到這些都做了。條例第 6A 部另有直接促銷的規定，而條例把募捐視為促銷的一種，所以捐款人資料用於募捐呼籲前，需要取得適當的同意。

證據和控制措施同樣重要。董事會成員或資助機構問起時，一句「已啟用多重身份驗證」，遠不及一份註明日期、列出哪些帳戶已啟用的報告有說服力。管理型服務客戶會收到書面報告：月度報告涵蓋工單、資產和修補程式，Business 計劃另有季度檢討和資產登記冊，一次性審計則提供按風險排列的修正清單。連同還原測試，這些都是可以附在年報、資助檢討或內部審計之中的記錄。

在新加坡，《2012 年個人資料保護法》同樣適用於慈善機構，第 24 條的保護義務要求作出合理的保安安排。慈善理事會的《慈善機構及公益機構管治守則》為董事會訂下六項管治原則，並指出參與日常運作的義工應遵守適用於職員的做法。我們落實控制措施並保留證據；法律解釋由貴機構的顧問負責。

NGO IT 支援要幾多錢，費用由甚麼決定

NGO 的管理型IT外判服務按每用戶每月計費。我們的計劃在中國香港 HK$195 起，新加坡 S$100 起，首頁的計算器會按您的人數算出金額。計價背後的假設，例如怎樣才算一位用戶，都寫在價格假設頁，您可以在把數字寫進撥款申請前先核對。

影響 NGO 費用最大的有四點。第一是怎樣計算用戶：長期職員需要完整支援，只用共用郵箱或填表的義工，可能根本不需要授權或支援名額。第二是服務單位數目，因為每個地址都有自己的網絡和裝置。第三是支援時段：大部分 NGO 按辦公時間運作，但院舍和熱線服務可能需要晚間或週末支援。第四是項目工作，例如新中心、搬遷或更換裝置，我們以 IT 令牌另行報價，不會推高月費。

軟件授權是另一條預算線。Microsoft 和 Google 的非牟利優惠可以為合資格機構大幅節省軟件開支，但不包括支援、備份或保安工具。授權和第三方訂閱在各自的價格頁另行計價，只有您加選才會列入報價，董事會可以逐項看清楚。有些 NGO 亦發現，一次性的保安審計或保安意識培訓，放在能力建設類撥款裏比放在營運預算更合適。

對資助機構來說，最重要的是可預期。書面範圍、清楚的每用戶價錢，加上預先報價的項目，令預算中的 IT 一項全年站得住，資助報告裏的解釋也可以很短。