香港律師行 IT 支援

香港律師行的 IT 環境一般是怎樣的

中國香港和新加坡的律師行，由兩位合夥人的物業轉易律師行，到區域性的訴訟團隊，用的系統大致相同。Microsoft 365 負責電郵、日曆和 Teams；文件管理系統，可能是專門的法律平台，也可能是有結構的 SharePoint 文件庫，存放範本和案件檔案；會計或案件管理系統負責工時紀錄、開單和客戶帳戶。圍繞它們的是 PDF 和文件冊工具、錄音轉寫軟件、掃描器和多功能影印機，以及法庭和土地註冊處的網上系統。

用這些系統的人並不一樣。合夥人在法院、客戶辦公室和家中工作，很多時只用手機；實習律師和律師助理處理大量文件和披露；秘書管日程和存檔；會計同事處理客戶款項。每一組需要的存取權都不同，而常見的弱點，是律師行規模還小的時候，為求方便把同一套大權限開給所有人，之後一直沒有收回。

律師行的資料也特別長命。案件檔案、認識客戶紀錄和往來書信，在案件完結後還要保存多年，而且往往跨越幾代儲存方式：舊檔案伺服器、掃描檔案庫、雲端文件庫。律師行 IT 支援的其中一部分工作，就是知道每一代資料放在哪裏、誰能接觸、還能不能還原。任何服務商接手一間律師行的 IT，第一件事都應該是把這些系統和用它們的人畫清楚，結果寫進技術運作手冊，日後換服務商或接受審計時同樣用得着。

律師行怎樣揀 IT 外判服務商：一張採購清單

一般 IT 公司可以令手提電腦正常運作。能分辨服務商適不適合律師行的，是保密、截止日和證據這三方面的問題。請每間候選公司用書面回答：一宗需要資訊隔離的案件，他們會怎樣設定；晚上十一點合夥人郵箱出現一條新的轉寄規則，他們會做甚麼；軟件商說是 Windows 問題時，文件管理系統的故障由誰負責。

再問他們的工程師怎樣存取您的系統。服務商手上有您所有客戶檔案的管理員權限，所以應該用具名帳戶加多重驗證，記錄每個操作，工程師離職就即時收回權限。問他們是否願意簽一份反映您執業責任的保密承諾，以及合約是否容許您在終止服務時，帶走全部配置紀錄和密碼。

回應和處理時間要寫在合約裏，而不是在宣傳單張上；也要看清楚辦公時間以外怎樣處理，因為訴訟律師開庭前常常工作到很晚。問他們怎樣測試備份、上一次替同類律師行做還原是甚麼時候。最後，問他們會怎樣幫您答下一份客戶安全問卷；如果答案是「我們替您填」，就再問每一個答案用甚麼證據支持。

MSP 選擇評分表把這類問題整理成一張評分表，任何律師行都可以用它來比較包括我們在內的服務商。如果律師行在中國香港和新加坡都有辦公室，還要問清楚是同一個團隊用同一套標準管理兩地，還是其實買了兩份只是共用一個商標的服務。

律師行 IT 支援的費用由甚麼決定

律師行的管理型IT外判服務按用戶按月計價。我們的方案在香港每用戶每月HK$195起，新加坡S$100起，按年承諾計價；首頁的價格計算器會按您的人數和方案給出數字。對律師行來說，有四樣東西比其他行業更影響總額。

第一是方案。Essentials 是工作日支援；Business 回應更快，每月含一次上門；Premium 是全天候支援，適合習慣深夜準備文件冊的訴訟團隊。第二是律師行選的保安附加項目：Microsoft 365 安全審計、設備管理、租戶以外的備份、模擬釣魚、DMARC 和漏洞掃描都分開計價，只買需要的。第三是方案以外的上門工作，用預付上門令牌購買，規則另有專頁說明。第四是項目工作，例如把舊檔案伺服器搬進新的文件管理系統，另作項目報價。

業務範疇通常不會改變價格。同樣人數的物業轉易律師行和訴訟精品律師行，買的是同一個方案，只是附加項目的輕重不同：物業轉易律師行可以先做電郵保安和付款詐騙培訓，訴訟律師行可以先做備份和截止日支援。我們定價背後的假設，包括怎樣算一個用戶，都寫在價格假設頁，您可以先自行比較，再決定要不要跟任何人談。

中國香港與新加坡律師行的分別，以及接手流程

兩地律師行的技術幾乎一樣，不同的是周邊規則。在中國香港，個人資料受《個人資料（私隱）條例》（第 486 章）規管，律師執業受《法律執業者條例》（第 159 章）及《香港事務律師專業操守指引》規管，反洗錢責任則見第 615 章。在新加坡，則是《2012 年個人資料保護法》，包括強制性的資料外洩通報，以及《法律專業（專業操守）規則 2015》。法庭系統也不同：香港司法機構正透過綜合法院案件管理系統推行電子存檔，新加坡律師行則經 eLitigation 存檔。我們在兩地辦公室執行同一套技術標準，再按各自司法管轄區調整紀錄和事故處理步驟；法律上要求甚麼，由貴行的法律顧問判斷。

每位客戶的接手都按同一套公開流程進行。第一步是現場調查和 IT 審計：我們列出系統、設備和誰能打開哪些案件，並議定服務範圍。之後是知識轉移，為貴行的系統建立技術運作手冊和配置資料庫；接着是跟崗期，我們的工程師在正式上線前先按貴行的支援流程實習。規模較小的環境，一般兩至四週內完成；上線 30 天後還有一次正式檢討，補回知識缺口。每個方案都包含免費的接手時數。對律師行，我們建議先啟用多重驗證、檢查郵箱轉寄規則和把資料備份到租戶以外，因為這三項最快堵住令律師行損失金錢的入口。

改動時段可以按您的開庭和成交日程約定，大案開庭前一晚不作任何切換。