香港の法律事務所向け IT サポート

香港の法律事務所のIT環境はどうなっているか

香港とシンガポールの法律事務所は、パートナー2名の不動産取引中心の事務所から地域規模の紛争チームまで、ほぼ同じ一握りのシステムで動いているのが一般的です。メール、予定表、TeamsのためのMicrosoft 365。雛形や案件ファイルを収める文書管理システムは、法律事務所専用の製品のこともあれば、構造化したSharePointライブラリのこともあります。タイムチャージ、請求、預り金口座を扱う案件・会計システムもあります。その周りに、PDFや書証編綴のツール、音声入力ソフト、スキャナーと複合機、裁判所や土地登記所のオンラインシステムが並びます。

使う人も一様ではありません。パートナーは裁判所、依頼者のオフィス、自宅で働き、スマートフォンだけで済ませることもよくあります。若手弁護士やパラリーガルは大量の文書や証拠開示を扱い、秘書は予定とファイリングを管理し、経理担当者は依頼者の資金を動かします。必要なアクセス権はグループごとに違うのに、よくある弱点は、事務所が小さかったころに手早さを優先して全員に同じ広い権限を与え、そのままになっていることです。

法律事務所のデータは寿命も長いのが特徴です。案件ファイル、本人確認記録、往復書簡は案件の終了後も何年も保存され、古いファイルサーバー、スキャンしたアーカイブ、クラウドのライブラリと、何世代もの保存先にまたがることが少なくありません。法律事務所のITサポートには、各世代のデータがどこにあり、誰が触れられ、今も復元できるのかを把握することも含まれます。どの委託先が事務所のITを引き継ぐ場合も、最初の仕事はこうしたシステムと使う人の整理であるべきで、その結果は技術運用手順書に記録しておくべきです。将来、別の委託先や監査人が必要とする情報でもあります。

法律事務所はIT委託先をどう選ぶか：調達チェックリスト

一般的なIT業者でも、ノートPCを動かし続けることはできます。法律事務所に向く委託先かどうかを分けるのは、守秘、期限、証跡に関する問いです。候補の各社に、次のことを書面で答えてもらいましょう。情報バリアが必要な案件をどう設定するか。夜11時にパートナーのメールボックスに新しい転送ルールが現れたら何をするか。ベンダーがWindowsの問題だと言ったとき、文書管理システムの障害の責任は誰が持つのか。

委託先のエンジニア自身が、事務所のシステムにどうアクセスするのかも確認します。委託先は事務所のすべての依頼者ファイルに管理者権限を持つことになるため、個人名のアカウントと多要素認証を使い、操作を記録し、エンジニアが退職したらすぐに権限を外すべきです。事務所の職業上の義務を反映した秘密保持の誓約に署名するか、契約終了時に設定記録とパスワードをすべて持ち出せる契約になっているかも尋ねてください。

応答と解決の約束は、パンフレットではなく契約書に書かれているかを見ます。審理の前に訴訟担当の弁護士が夜遅くまで働く事務所なら、営業時間外の扱いも確認が必要です。バックアップをどう検証しているか、同じような事務所で最後に復元を行ったのはいつかも聞きましょう。最後に、次に届く依頼者のセキュリティ質問票をどう手伝うのかを尋ねます。代わりに記入しますという答えなら、各回答の裏付けをどう示すのかを重ねて聞いてください。

MSP選定スコアカードは、こうした問いを採点表にまとめたもので、当社を含む委託先の比較にどの事務所でも使えます。香港とシンガポールの両方に事務所があるなら、一つのチームが同じ基準で両拠点を運用するのか、それともロゴが同じだけの別々のサービスを二つ買うことになるのかも確かめておくべきです。

法律事務所のITサポート費用は何で決まるか

法律事務所向けのマネージドITは、1ユーザーあたりの月額で計算します。当社のプランは年間契約で、香港は1ユーザー月額HK$195から、シンガポールはS$100からです。トップページの計算機で、人数とプランに応じた金額を確認できます。法律事務所では、ほかの業種以上に次の四つが総額を左右します。

一つ目はプランです。Essentialsは平日のサポート、Businessは応答が速くなり毎月の訪問が付き、Premiumは24時間体制になります。夜遅くに書証一式を準備する訴訟チームには、Premiumが合います。二つ目は、事務所が選ぶセキュリティの追加サービスです。Microsoft 365セキュリティ監査、端末管理、テナント外のバックアップ、模擬フィッシング、DMARC、脆弱性スキャンはそれぞれ個別の価格なので、必要なものだけを選べます。三つ目は、プランを超える訪問作業で、前払いのトークンで購入します。仕組みは専用ページで説明しています。四つ目はプロジェクト作業で、たとえば古いファイルサーバーを新しい文書管理システムへ移す作業は、別途プロジェクトとしてお見積りします。

取扱分野によって価格が変わることは、通常ありません。同じ人数の不動産取引の事務所と紛争専門の事務所は同じプランを選び、追加サービスの比重が違うだけです。不動産取引の事務所ならメールセキュリティと送金詐欺の研修から、紛争系の事務所ならバックアップと期限対応から始めるのが一つの考え方です。価格の前提、たとえば何をもって1ユーザーと数えるかは価格前提のページにまとめてあるので、誰かと話す前に条件をそろえて比較できます。

香港とシンガポールの違いと、引き継ぎの進め方

香港とシンガポールの事務所で使う技術はほぼ同じですが、周りのルールが異なります。香港では、個人データは「個人データ（プライバシー）条例」（Personal Data (Privacy) Ordinance、第486章）、弁護士の業務は「法律実務家条例」（Legal Practitioners Ordinance、第159章）と香港弁護士会の職業行為指針、マネーロンダリング対策は第615章が定めています。シンガポールでは、義務的なデータ侵害通知を含む「個人情報保護法2012」（PDPA）と、「法曹（職業行為）規則2015」です。裁判所のシステムも違います。香港の司法機構は統合裁判事件管理システムを通じて電子提出を進めており、シンガポールの事務所はeLitigationで提出します。当社は両拠点に同じ技術基準を適用し、記録と事故対応の手順だけを各法域に合わせます。法律が何を求めるかの判断は、事務所の法務顧問にお任せします。

引き継ぎは、どのお客様にも公開している同じ手順で進めます。最初は現地調査とIT監査で、システム、端末、どの案件を誰が開けるかを洗い出し、作業範囲を取り決めます。次がナレッジ移管で、事務所のシステムについて技術運用手順書と構成管理データベースを作ります。続いてシャドー期間に、当社のエンジニアが本番開始前に事務所のサポート手順を実地で練習します。小規模な環境なら通常2〜4週間で終わり、本番開始から30日後には正式なレビューを行って知識の抜けを補います。どのプランにも無料の導入時間が含まれます。法律事務所には、多要素認証の有効化、メールボックスの転送ルールの確認、テナント外へのバックアップを最初に行うことをお勧めします。事務所が金銭を失う経路を最も早くふさげるからです。

変更の時間帯は、審理日や決済日の予定に合わせて取り決められます。大きな審理の前夜に切り替えを行うことはありません。