香港律师事务所 IT 支持

香港律师事务所的IT环境一般是怎样的

中国香港和新加坡的律师事务所，由两位合伙人的房产交易律师事务所，到区域性的诉讼团队，用的系统大致相同。Microsoft 365 负责邮件、日历和 Teams；文件管理系统，可能是专门的法律平台，也可能是有结构的 SharePoint 文件库，存放模板和案件文件；会计或案件管理系统负责工时记录、开票和客户账户。围绕它们的是 PDF 和案卷材料工具、语音转写软件、扫描器和多功能复印机，以及法院和土地注册处的在线系统。

用这些系统的人并不一样。合伙人在法院、客户办公室和家中工作，很多时候只用手机；实习律师和律师助理处理大量文件和证据披露；秘书管日程和归档；财务同事处理客户款项。每一组需要的访问权限都不同，而常见的弱点，是律师事务所规模还小的时候，为求方便把同一套大权限开给所有人，之后一直没有收回。

律师事务所的数据保存期也特别长。案件文件、KYC 记录和往来书信，在结案后还要保存多年，而且往往跨越几代存储方式：旧文件服务器、扫描文件库、云文件库。律师事务所IT支持的其中一部分工作，就是知道每一代资料放在哪里、谁能接触、还能不能还原。任何服务商接手一家律师事务所的 IT，第一件事都应该是把这些系统和用它们的人梳理清楚，结果写进技术运行手册，日后换服务商或接受审计时同样用得着。

律所怎样选择IT外包服务商：一张采购清单

一般 IT 公司可以让笔记本电脑正常运行。能分辨服务商适不适合律师事务所的，是保密、截止日和证据这三方面的问题。请每家候选公司用书面回答：一个需要信息隔离的案件，他们会怎样设置；晚上十一点合伙人邮箱出现一条新的转发规则，他们会做什么；软件厂商说是 Windows 问题时，文件管理系统的故障由谁负责。

再问他们的工程师怎样访问您的系统。服务商手上有您所有客户文件的管理员权限，所以应该用实名账户加多因素认证，记录每个操作，工程师离职就立即收回权限。问他们是否愿意签一份反映您执业责任的保密承诺，以及合同是否容许您在终止服务时，带走全部配置记录和密码。

响应和处理时间要写在合同里，而不是在宣传单上；也要看清楚办公时间以外怎样处理，因为诉讼律师开庭前常常工作到很晚。问他们怎样测试备份、上一次替同类律师事务所做还原是什么时候。最后，问他们会怎样帮您回答下一份客户安全问卷；如果答案是“我们替您填”，就再问每一个答案用什么证据支持。

MSP 选择评分表把这类问题整理成一张评分表，任何律师事务所都可以用它来比较包括我们在内的服务商。如果律师事务所在中国香港和新加坡都有办公室，还要问清楚是同一个团队用同一套标准管理两地，还是其实买了两份只是共用一个商标的服务。

律所IT外包多少钱：费用由什么决定

律师事务所的管理型IT外包服务按用户按月计价。我们的方案在香港每用户每月HK$195起，新加坡S$100起，按年承诺计价；首页的价格计算器会按您的人数和方案给出数字。对律师事务所来说，有四样东西比其他行业更影响总额。

第一是方案。Essentials 是工作日支持；Business 响应更快，每月含一次上门；Premium 是全天候支持，适合习惯深夜准备案卷材料的诉讼团队。第二是律师事务所选的安全附加项：Microsoft 365 安全审计、设备管理、租户以外的备份、模拟钓鱼、DMARC 和漏洞扫描都分开计价，只买需要的。第三是方案以外的上门工作，用预付上门令牌购买，规则另有专页说明。第四是项目工作，例如把旧文件服务器搬进新的文件管理系统，另作项目报价。

业务范畴通常不会改变价格。同样人数的房产交易律师事务所和诉讼精品律师事务所，买的是同一个方案，只是附加项目的轻重不同：房产交易律师事务所可以先做邮件安全和付款诈骗培训，诉讼律师事务所可以先做备份和截止日支持。我们定价背后的假设，包括怎样算一个用户，都写在价格假设页，您可以先自行比较，再决定要不要跟任何人谈。

中国香港与新加坡律师事务所的分别，以及接手流程

两地律师事务所的技术几乎一样，不同的是周边规则。在中国香港，个人资料受《个人资料（私隐）条例》（第486章）规管，律师执业受《法律执业者条例》（第159章）及《香港事务律师专业操守指引》规管，反洗钱责任则见第615章。在新加坡，则是《2012年个人数据保护法》，包括强制性的数据泄露通报，以及《法律专业（专业操守）规则 2015》。法院系统也不同：香港司法机构正通过综合法院案件管理系统推行电子提交，新加坡律师事务所则经 eLitigation 提交。我们在两地办公室执行同一套技术标准，再按各自司法管辖区调整记录和事故处理步骤；法律上要求什么，由贵所的法律顾问判断。

每位客户的接手都按同一套公开流程进行。第一步是现场调查和 IT 审计：我们列出系统、设备和谁能打开哪些案件，并议定服务范围。之后是知识转移，为贵所的系统建立技术运行手册和配置数据库；接着是跟岗期，我们的工程师在正式上线前先按贵所的支持流程实习。规模较小的环境，一般两至四周内完成；上线 30 天后还有一次正式复盘，补回知识缺口。每个方案都包含免费的接手小时数。对律师事务所，我们建议先启用多因素认证、检查邮箱转发规则和把资料备份到租户以外，因为这三项最快堵住让律师事务所损失金钱的入口。

改动时段可以按您的开庭和交割日程约定，重大案件开庭前一晚不做任何切换。