香港の会計事務所向け IT サポート

香港の会計事務所の IT 環境はどうなっているか

香港の中小規模の会計事務所は、たいていメールとファイルに Microsoft 365 を使い、スタッフは Windows のノートPC、パートナーの何人かは Mac、顧客資料のスキャンも兼ねる複合機が一台、そして誰も電源を切りたがらない古いファイルサーバーが機器棚に残っていることもあります。その上に専門ツールが載ります。記帳代行先向けのクラウド会計、監査調書のソフトウェア、税額計算プログラム、税務代理人向けの税務局 eTAX サービス、会社登記所の電子申請です。申告によってはいまも電子証明書が必要で、その証明書が特定の一人のPCにしか入っていないことも珍しくありません。

監査業務一件の資料の流れを見ると、リスクがどこにあるかがわかります。顧客はまず依頼資料一覧に沿って、銀行取引明細、残高確認書、固定資産台帳、給与記録、契約書を送ってきます。チームは調書を作り、質問を送り、回答を受け取り、財務諸表の草案と最終版を発行します。どの段階でも資料が顧客と事務所の境界を越え、そのたびに誤送信、共有範囲の広げすぎ、期限のないリンクへの放置が起こり得ます。

最初に壊れるのは、技術そのものよりも、システムと人のあいだの隙間です。まだログインできる退職者のアカウント、一人のマネージャーしか知らない管理者パスワード、一度も復元したことのないバックアップ、ファイルサーバーと同じセグメントにある来客用 Wi-Fi。香港の会計事務所向けのよい IT サポートは、4月と決算期のピークの前にこうした隙間を埋め、その状態を保ち、顧客や保険会社、品質レビューの担当者に見せられる記録を残します。

会計事務所・プロフェッショナルサービス企業の IT 委託先の選び方

まず、顧客やレビュー担当者がいずれ尋ねてくる質問から始め、委託先候補に書面で答えてもらいましょう。顧客ファイルを見られるのは誰か、ほかの人が開いたらどうやってわかるか。退職者のアクセスはどれくらいで外され、記録は残るか。バックアップはどこに置かれ、どれだけ保持され、最後に復元テストをしたのはいつか。それぞれの回答についてサンプルのレポートを示せない委託先では、お客様自身も顧客に何も示せません。

次に、プロフェッショナルサービス企業の実際の働き方に合っているかを確かめます。繁忙期をどう乗り切るのか。申告期限の前に計画するのか、届いたチケットを順にこなすだけなのか。契約スタッフや出向者、中国本土へ出張するパートナー、メールで送れないデザインやリサーチの大容量ファイルをどう扱うのか。どの会計・税務システムの周辺を担当した経験があり、ソフトウェアベンダーとのあいだで何をして何をしないのか。どんな業種でも引き受ける委託先であっても、お客様の一週間の流れは説明できるはずです。

最後に、業務委託契約書を読むのと同じくらい丁寧に商業条件を読みましょう。料金はユーザー単位か、入退社の対応は含まれるか。オンサイト訪問は含まれるか、追加の訪問はいくらか。応答の約束は契約に書かれ、確認できるページがあるか。ハードウェア、ライセンス、単発のプロジェクトなど、何が対象外か。当社の答えはすべて公開しています。プランと料金はトップページの計算ツールに、応答時間の約束は SLA のページに、価格のルールは価格の前提条件のページにあり、誰かと話す前に条件をそろえて比較できます。

会計事務所の IT サポート費用と、金額を決める要素

会計事務所向けのマネージドITサポートは、年間契約で1ユーザーあたりの月額料金です。香港はHK$195から、シンガポールはS$100からです。お客様の事務所の金額を左右するのは主に四つ、サポートが必要な人数、各オフィスのプラン、見込まれるオンサイト対応の量、そして選択するセキュリティの追加サービスです。人数にはパートナー、スタッフ、事務所の端末やアカウントを使う長期の契約者が含まれます。臨時スタッフの数え方は見積もりの中で取り決められます。

最も大きな選択はプランです。Essentials は営業時間内のリモートサポートで、オンサイト訪問は別途購入です。Business には管理型 EDR、クラウドバックアップ、アカウントマネージャー、月1回のオンサイト訪問が加わります。バックアップとエンドポイント保護はいずれにせよ必要になるため、多くの会計事務所はこのプランに落ち着きます。Premium は 7×24 の対応、専任のデスク担当者、月2回目の訪問、vCIO による年間ロードマップに加え、複数国にまたがる本社向けサマリーも含みます。パートナーが時差をまたいで働く事務所、顧客から詳細なセキュリティ質問を受ける事務所、日本本社への報告が必要な日系の拠点に向いています。オフィスごとに別のプランを選べるので、小さな支店を本部に合わせる必要はありません。

ユーザー単位の料金の外にある費用も、前もって計画しておく価値があります。ノートPC、ソフトウェアライセンス、監査ソフトや税務ソフトなど第三者のサブスクリプションは別料金です。変更前に行う Microsoft 365 セキュリティ監査やオフィス移転といった単発のプロジェクトには、それぞれ公開価格があります。繁忙期に追加で必要なオンサイト時間は、大きな常設契約ではなく IT トークンで購入できます。何が含まれ何が含まれないかは価格の前提条件のページで説明しており、トップページの計算ツールなら営業担当と話さずに人数に応じた金額がわかります。

香港とシンガポール：両方に拠点がある事務所で変わること

プロフェッショナルサービス企業の多くは、香港とシンガポールの両方にオフィスを持つか、両地域の顧客にサービスを提供しています。IT はほぼ共通にできます。Microsoft 365 のテナントが一つ、端末の標準が一つ、ヘルプデスクが一つです。ただし、いくつか違いがあります。個人データ保護の法律が異なります。香港の個人データ（プライバシー）条例（Personal Data (Privacy) Ordinance, Cap. 486）は、安全管理やデータ処理者の利用を含むデータ保護原則を定めています。シンガポールの個人データ保護法（Personal Data Protection Act 2012）には、データ侵害の通知義務が加わります。インシデント対応計画では、どのデータにどの法律が適用されるかを把握しておく必要があります。

税務や会社登記のシステムも異なります。香港のスタッフは税務局の eTAX サービスと会社登記所の電子申請を使い、シンガポールのスタッフは内国歳入庁（IRAS）の myTax Portal と会計企業規制庁（ACRA）の BizFile を使い、顧客の記録へのアクセスは Corppass で権限付与します。それぞれにサインインの取り決めが必要で、退職者は事務所自身のシステムだけでなく、顧客側の権限付与からも外さなければなりません。職業倫理規程は名称こそ違っても中身は近く、香港公認会計士協会（HKICPA）の倫理規程も、シンガポール勅許会計士協会（ISCA）の規程も、守秘義務を基本原則としています。なお、香港の帳簿7年保存は税務条例第51C条などによるもので、日本の電子帳簿保存法とは別の制度です。日本本社の基準と現地の義務は分けて整理してください。

社員を中国本土やアジア各地へ送り出す企業にとっては、課題はより実務的です。ノートPCは出発前と帰着後に点検が必要で、新しい場所からのサインインは一律の遮断ではなく条件付きアクセスで判断し、仕事のある場所に現地のサポートが要ります。当社は本社をシンガポールに置き、香港オフィスは2016年に観塘で開設しました。現地法人11社を通じて100以上の国と地域でサポートしており、拠点のあいだを人が行き来する企業も一つの契約で支えられます。

シンガポールのマネージドITサービスは1ユーザーあたり月額S$100からで、現地でのサポート体制はシンガポールのページで説明しています。