非牟利機構 IT 支援：用微軟非牟利授權和合適的支援範圍降低 IT 成本

簡短回答：對多數非牟利機構來說，最大的一項 IT 節省通常是授權。微軟的非牟利計劃為登記並確認資格的機構提供授權捐贈（grant），其中 Microsoft 365 Business Basic 是主要的雲端 grant，另有其他產品的折扣。各國家和地區的提供情況不同，而我們讀到的微軟頁面沒有確認每項優惠都適用於香港或新加坡，所以請先到微軟官方非牟利頁面核實，再按任何優惠做預算。第二項節省是寫明、並與真實需要相符的支援範圍。

本文寫給在慈善機構、協會或 NGO 裡負責 IT 的人，他們往往還有別的本職工作。讀完後，你會了解申請微軟非牟利優惠的步驟、容易令機構被拒的條件，以及支援範圍裡該寫什麼。

微軟給非牟利機構提供什麼？

在微軟非牟利優惠頁面和常見問題頁面上（2026 年 10 月 28 日核實），列出的優惠包括：

• Microsoft 365 Business Basic（grant，授權捐贈）：微軟常見問題稱其為主要的雲端 grant 優惠。頁面還提到在有限情形下提供 Office 365 E1 grant，透過 Enterprise Agreement 最多 2,000 個授權。
• Microsoft 365 Business Premium：面向合資格非牟利機構的折扣。
• Microsoft 365 Copilot：面向合資格非牟利機構的折扣。
• Azure grant：每年的 Azure 服務額度。
• Dynamics 365 Business Central：面向合資格非牟利機構的折扣。
• Microsoft Elevate for Changemakers：AI 技能培訓和同業社群。

清單、金額和條款都會變化。微軟常見問題稱，grant 和折扣涵蓋 Copilot、Microsoft 365、Azure、Dynamics 365、Power Platform 和數碼技能培訓等產品，且各國家和地區的提供情況可能不同。請直接閱讀微軟非牟利優惠頁面的現行條款，不要依賴本文的列表。我們讀到的頁面沒有確認每項優惠適用於香港或新加坡，所以做預算之前請透過微軟的非牟利支援表單查詢。

誰有資格？

微軟資格頁面（2026 年 10 月 28 日核實）寫明了下面這些要點。請讀原頁面，因為細節很重要。

• 誰可以符合：在所在國家有公認慈善地位的非牟利或非政府組織，以及部分公共圖書館和公共博物館。
• 誰被排除：醫院和醫療系統（特定的美國農村設施類型除外）、政府機構、學校和大學、金融機構、專業和行業協會、體育組織、政治、勞工和兄弟會類組織，以及以影響公共政策為主要目標的組織。
• 誰來登記：機構的員工或策略義工。微軟明確說明，包括 IT 服務商在內的第三方不能代非牟利機構登記。
• 誰可以使用授權：微軟把 grant 和折扣區分開。Grant 只允許受薪的非牟利員工和擔任機構領導的無薪高層人員使用；折扣授權可以給機構的員工和義工使用。受益人、捐款者和會員不符合。
• 持續性規則：微軟說明，機構必須定期完成對捐贈規則的聲明，並保持所授予授權至少 85% 的活躍使用率；租戶可能被審計，微軟也可能決定拒絕或終止。

我們閱讀的頁面沒有列出具體需要上載哪些文件，也沒有針對香港或新加坡的特別規則。請準備好機構登記身份和詳細內容，拿不準時使用上面的支援表單查詢。

申請步驟是什麼？

我們讀到的微軟頁面確認了大致流程：登記、確認資格、再使用優惠。頁面沒有寫出每個介面或每份文件，所以第 2 和第 4 步的細節屬於一般做法。請按官方頁面的最新說明操作。

1. 先對照上面的頁面檢查資格。如果你是學校、政府機構或專業協會，就停在這裡，向一般的授權合作夥伴了解其他折扣。
2. 準備證明文件：法定名稱、註冊編號或慈善登記號、官方地址、網站和使用自己域名的電郵，以及身份證明。登記人應是機構的員工或策略義工。
3. 從官方入口登記：從微軟的非牟利登記入口開始（aka.ms/nonprofitgetstarted，也可從 nonprofit.microsoft.com 進入），不要從電郵或廣告裡的連結進入。
4. 建立或使用機構的 Microsoft 帳戶，並填寫登記表。
5. 等待資格確認（驗證）。由第三方驗證供應商，根據微軟的資格標準、公開資訊、本地記錄和你提交的登記內容來核對。微軟常見問題稱這可能需要最多七個工作日，視乎各國家和地區的要求，以及你回覆文件要求的速度。最終由微軟決定，可能會要求補充文件。
6. 確認通過後選擇所需優惠，並對應到用戶：員工、董事會、義工。
7. 分配授權並配置安全（至少啟用 MFA）。想快速了解值得啟用什麼，見Microsoft 365 安全審計。
8. 在日曆裡設一個年度提醒，用於聲明和授權使用情況覆核。閒置授權會觸及 85% 的規則。

如果你已經在用另一套雲端辦公服務，遷移前先問清楚：遷移時間和培訓也是成本。

非牟利機構的 IT 支援應該包括什麼？

把範圍寫下來。義工或兼職管理員不可能事事隨傳隨到。

1. 用戶與設備：多少用戶、多少共用設備、義工是否用自己的設備。
2. 服務台：渠道、時間，以及誰可以提交工單。義工往往需要簡單的報障途徑。
3. 帳戶：入職、調任、離職，包括來來去去的義工。
4. Microsoft 365 管理：授權、共享郵箱、Teams、SharePoint、MFA。
5. 基本安全：MFA、設備加密、電郵過濾、合理的管理員帳戶。捐款者和受益人數據是主要風險。
6. 備份與恢復：備份什麼、保留多久、誰測試恢復。
7. 補丁：設備和關鍵軟件保持更新。
8. 各站點的網絡與 Wi-Fi，包括活動或臨時場地。
9. 供應商管理：誰和寬頻商、打印機供應商、網站託管商聯絡。
10. 規劃：每年檢查一次授權、設備年限和風險，並對應資助或預算週期。
11. 範圍外：列出排除的內容，例如定制的捐款系統，避免被預設包含。

如何選擇支援服務商？

• 要一份像上面這樣的範圍清單，以及各級別包含什麼。
• 問清楚誰來處理你的工單、怎樣升級。
• 問服務商怎樣對待你透過非牟利計劃獲得的授權；微軟說明由你的機構而不是第三方登記，因此你的機構應當始終是帳戶擁有人。
• 要能給董事會或資助方看的簡明報告。
• 對照清單比較；我們的MSP 選型評分表和如何選擇管理型IT外判服務商可以幫到你。按機構規模劃分的典型需要，見我們面向中小企的頁面。

常見錯誤

• 讓 IT 服務商代你登記。微軟說明第三方不能代登記；登記應當由你的機構持有。
• 以為任何類似非牟利的機構都符合。查看排除清單，尤其是協會和教育機構。
• 給每個人都買授權。閒置授權會觸及使用率規則；只分配給會用的人。
• 忽略年度聲明。把它放進日曆。
• 管理員帳戶沒有 MFA。捐款者數據是主要目標。
• 支援安排依賴某一位義工。記錄密碼處理方式和流程，讓其他人可以接手。

如何確認有效

1. 在 Microsoft 365 管理中心確認你的租戶顯示了預期的非牟利優惠。
2. 列出所有授權，與實際用戶對照，移除閒置的。
3. 確認每個管理員都啟用了 MFA，最好所有用戶也都啟用。
4. 請一位義工提交測試工單，看是否到達正確的人。
5. 測試一次從備份恢復文件。

常見問題

非牟利機構 IT 服務商是什麼？

它們是為慈善機構、協會和 NGO 提供支援的 IT 服務商，通常了解義工佔比高的團隊、資助款和捐款者數據。請向每家索取一份書面範圍。

誰為非牟利機構提供 IT 支援？

可以是內部員工或義工、本地 IT 公司，或者管理型IT外判服務商。很多非牟利機構把一名內部聯絡人和外部服務商結合起來。

非牟利機構的管理型IT外判服務是什麼？

是按月安排的持續 IT 服務：服務台、設備和帳戶管理、安全與備份。範圍應當寫下來，並與機構規模相符。

Google Workspace for Nonprofits 可以替代嗎？

Google 有自己的非牟利計劃，資格和條款也各自獨立。本文只講微軟；請到 Google 官方頁面核實其現行規則。

下一步

想了解你這類規模的機構有哪些 IT 需要，請看我們面向中小企的頁面，並請我們幫你審閱範圍。