很对外企目前在采用自主的电子邮件系统和文件系统, 采用物理服务器或者虚拟化系统例如CITRIX、VMWARE、HYPER-V等技术实现了EXCHANGE邮件服务器以及WINDOWS 文件共享、防病毒和数据备份等等功能。在业务方面，客户主要使用的功能是：
【1】周期性向客户发送电子邮件NEWS LETTER和报价；
【2】日常客户信息的往来沟通的电子邮件；
【3】公司内部的文件共享和存储；
【4】远程VPN访问文件服务器；
【5】内部管理所使用的防病毒以及数据的备份等.
成本分析
当我们考虑对IT解决方案进行比较的时候，通常会考虑成本结构的差异性。IT的投入主要分为固定资产投资，和运营成本的投资。假设我们只采用一种解决方案（CLOUD or ON-PREMISE）的情况下，如下表格将从这两个方面成本进行横向比较。
# | 主题 | 自主硬件 | 与计算 |
1 | 服务器购买 | 需要 | 不需要 |
2 | 备份设备购买 | 需要 | 不需要 |
3 | 软件许可以及升级保障计划的购买 | 需要 | 不需要 |
4 | 硬件的7天24小时维护服务 | 需要 | 不需要 |
5 | 电力供应的准备 | 需要 | 不需要 |
6 | 其他管理费用 | 需要 | 不需要 |
原则上，客户的硬件系统基本在3年左右都会超出了保修日期，如果硬件出现问题通常还需要租赁或者购买额外的设备进行替换。假设所有硬件（例如3台）的保修服务以及软件升级服务都购买的话， 整体的费用大约在人民币接近五万元。这个费用是每年都会发生的，而且如果是在设备需要更新换代的时候，这个投资会上涨到人民币九万，主要原因是服务器老化导致更新或者重新购置的问题。
如果最终选择了基于云计算的解决方案，那么他的成本结构如下：
- OFFICE365商业版本，每个用户每个月需要10美金。如果按照10个用户来计算，每年含税的总价预计在人民币8000元。
- 整个系统的安装和迁移预计需要15个工作日。整体的费用预计在人民币12000.
- 那么整体的系统变更费用预计在每年2万元
从成本结构我们可以看出，采用云的方案有绝对的成本优势，那么在市场上能够替代客户现有的服务器的技术方案并不多见，主要仍然是微软的OFFICE365技术。微软的OFFICE365有很多版本，基本是按照功能组件的差异性，以及用户数量的差异性来进行分类销售的。考虑到目前赖因哈特北京办公室的人数并不是很多，大约10人以内，而使用的功能主要是OFFICE, 文件共享，电子邮件以及可能的音视频会议等，因此从产品的选择上来看，建议采用具有成本优势、级别相对始终的产品，那么这个产品就是微软的“OFFICE365商业版”。点击查看微软该产品的详细参数供您参考。
实施规划
传统的ON-PREMISE解决方案迁移到CLOUD的解决方案，这个过程技术实现比较复杂，涉及所需考虑因素比较多，主要因素如下：
- 数据迁移所需要考虑的数据量大小、类型、文件数量和迁移周期／批次；
- 所有电脑上安装软件的更新；
- 迁移过程系统的延续性和可用性；
- 用户使用习惯的改变以及获取技术支持服务方式的调整；
如下表格是基于我们对一般客户IT的了解前提下，制作的实施规划，该规划展现了粗线条的迁移顺序和所需要考虑的主要因素。
# | 主题 | 负责人 | 周期 |
1 | 分析数据类型和容量 | 博迅 | 2天 |
2 | 变更域名并绑定 | 博迅 | 1天 |
3 | 通过工具进行邮件迁移 | 博迅 | 5天 |
4 | 配置sharepoint 以及 onedrive 实现对文件服务器的同步 | 博迅 | 3-5天 |
5 | 更新客户端所有电脑的软件 | 博迅 | 2天 |
6 | 系统割接 | 博迅 | 1天 |
7 | 用户培训以及持续性技术支持 | 博迅 | 2天 |
预计项目总用时 | 15 天 |
持续性支持
在系统和数据迁移完毕之后，第一个要面临的问题将是客户／用户对新系统、新界面的熟悉和使用。当然微软在这个基于云的解决方案上改变很多了架构和用户界面。因此迁移完毕，我们建议帮助用户提供至少2天现场培训和服务支持的工作，帮助客户快速了解如何使用新系统。
涉及到OFFICE365后台管理的服务，博迅和微软协作将会提供延续性的系统监测和维护服务。博迅管理IT外包服务帮助您快速获取技术的生产力。