香港雲備份：Microsoft 365 備份與保留期（2026）

簡短回答：Microsoft 365 能保證服務持續運行，但它不是備份。微軟官方文檔（2026年10月27日核對）說明：永久刪除的郵箱項目預設保留14天（最長30天），SharePoint 和 OneDrive 中已刪除的項目保留93天，過後除非你另有一份副本，否則就無法找回。微軟服務協議本身也建議你定期備份自己的內容和數據。對於完全運行在 Microsoft 365 上的香港企業，一份獨立、有監控、並經過恢復測試的雲備份，才是補上這個缺口的辦法。

微軟不是已經備份了我們的 Microsoft 365 數據嗎？

微軟保護的是服務：保持平台可用，並提供在有限時間內恢復已刪除項目的工具。它並不承諾在多年之後，當你公司內部或外部有人刪除或覆蓋了數據時，把數據恢復到你指定日期的狀態。

微軟服務協議在服務可用性一節中寫道：“We recommend that you regularly backup Your Content and Data that you store on the Services.”（我們建議您定期備份您存儲在服務中的內容和數據。）這正是微軟自己對責任共擔界線的表述：微軟運營服務，內容由你負責。

許多香港中小企業因為數據“在雲上”、一切運轉正常，就以為已經有備份。這個缺口只會在某一天暴露：客戶要一份文件，而文件已經不在了。

微軟實際保留什麼，保留多久？

以下數字來自微軟文檔，於2026年10月27日查閱。這些數字會變化，依賴之前請核對最新頁面。

已刪除的郵箱項目。用戶在 Outlook 或網頁版 Outlook 中永久刪除項目後，項目進入“可恢復項目”文件夾，預設保留14天。管理員可以延長，最長30天。如果郵箱處於訴訟保留狀態，則忽略該保留期限。微軟文檔。
已刪除的 SharePoint 和 OneDrive 文件。項目自從原位置被刪除起保留93天，先在站點回收站，再進入站點集合回收站。之後，或者管理員清空回收站，就被永久刪除。微軟文檔。
後台備份。微軟說明，SharePoint Online 會在刪除之後額外保留內容備份14天，而且從這些備份還原只能針對整個站點集合，經微軟支援完成，不能針對具體文件、列表或文檔庫。
離職用戶的 OneDrive。用戶帳戶被刪除後，其 OneDrive 文件會被保留一段時間，管理員可以設定為30至3,650天。微軟文檔。

微軟也銷售自己的 Microsoft 365 備份產品，文檔中指向該產品以獲得更長的保護時間。無論你選哪種產品，要點相同：內置的回收站是為誤刪準備的便利功能，不是歸檔。

香港辦公室裡會出什麼問題？

我們見到的都是平常的情形，沒有一起是網絡攻擊。

離職的合夥人。合夥人或資深員工離職，IT 為了節省月費移除授權並刪除帳戶。其郵箱和 OneDrive 裡有多年的客戶往來和工作底稿。保留期過去了，直到客戶要三年前的某份文件時才有人發現。
被清空的回收站。有人在整理時清理了共享文件夾或清空回收站。93天過去，才有人來找那份文件。
同步擴散的破壞。勒索軟件或有故障的同步工具加密或覆蓋了筆記本上的文件，OneDrive 把改動後的文件同步到雲端，雲端副本同樣被破壞。
被覆蓋的文件。一份電子表格被錯誤的版本覆蓋。版本歷史有幫助，但只在版本仍被保留時有效，而且要有人知道事情發生在何時。
被清理的郵箱。用戶刪除了本該保留的郵件，14天就過去了。

對專業服務公司來說，丟失客戶文件不是IT上的小麻煩，而是服務事故。

保留策略和訴訟保留能覆蓋什麼？

Microsoft Purview 保留策略和訴訟保留是合規工具。它們按你設定的期限保留內容，以便檢索和提交。它們對上述部分情形有幫助，值得配置。但它們不等於備份，原因有三：

它們保留的是租戶內的內容。如果租戶本身被攻破，或管理員帳戶被接管，保留的副本與原件在同一個地方。
它們不是為按時間點還原而設計的。你可以找到並導出一個項目；把郵箱或文檔庫回滾到某天早上的狀態，則是另一回事。
它們取決於授權級別和配置。不同方案的設定不同，從未啓用的策略不會保護任何東西。

合規用保留，恢復用備份，它們回答的是不同的問題。

真正的備份增加了什麼？

規範的 Microsoft 365 備份，是存放在租戶之外、有獨立訪問控制的數據副本。實際上它增加了：

獨立副本。備份到單獨的雲位置，Microsoft 365 中的帳戶被接管或誤刪不會波及它。
按時間點還原。選擇日期，把郵箱、文件夾、SharePoint 文檔庫或單個文件恢復到當時的樣子。
細粒度還原。一封郵件、一份文檔或整個郵箱，不必全部還原。
不可變性。在設定期間內無法被修改或刪除的備份，這是勒索軟件攻擊備份時的主要防線。
有監控的作業。作業失敗時有人收到告警，並確認已修復。
恢復測試。定期測試證明恢復可行，因為從未恢復過的備份只是希望，而不是控制措施。

30到60人的公司適合哪種備份方式？

有三種實際可行的方式，並排比較：

僅用原生保留。
*成本：*包含在授權裡。
*能防：*保留期內的誤刪。
*缺口：*超過14、30或93天的內容、保留期後被刪除的用戶、會同步擴散的勒索軟件，以及被攻破的租戶。
*誰檢查：*沒有人，因為沒有作業可監控。
自己運行的備份工具。
*成本：*按用戶的軟件訂閱加上你自己的時間。
*能防：*上述情形，前提是配置正確並持續運行。
*缺口：*作業悄悄失敗、恢復從未測試，以及設定它的人離職。
*誰檢查：*誰記得就誰檢查。
帶監控作業和恢復測試的雲備份託管服務。
*成本：*軟件加服務費。
*能防：*同樣的情形，並且有人對作業運行和恢復可行負責。
*缺口：*取決於你們約定的範圍，所以要寫清楚備份什麼、多久一次。
*誰檢查：*服務商的監控團隊，並提供可以向客戶或審計人員出示的報告。

關於託管備份與自購備份軟件的更廣泛比較，以及恢復時間的測算，請閱讀香港託管備份服務與備份軟件對比。

Microsoft 365 備份要花多少錢？

價格取決於產品、用戶數和期限，請要求報價寫明。僅供參考，Brocent 的 Acronis 價格頁面列出了 Microsoft 365 雲到雲備份（郵件、OneDrive、SharePoint 和 Teams）：5席位一年期包 US$113，100席位一年期包 US$1,726，該規模下約合每席位每年 US$17。這是根據經銷商公佈價目換算的參考價，於2026年7月17日觀察，不含稅，只包含軟件授權，不含託管服務。

Brocent 的雲備份託管服務列出的基礎預防性維護方案起價為每月 USD 298，包含每月備份作業健康檢查、備份完整性驗證、基礎業務連續性文檔，以及備份失敗的郵件告警。含7×24作業監控、年度恢復演練和月度狀態報告的標準託管備份方案則單獨報價。各廠商選項及其最新數字，請見備份與恢復價格總覽。

Microsoft 365 備份範圍清單應包含什麼？

“我們備份 Microsoft 365”可以有很不同的含義。簽約前，請要一份書面範圍，寫明每個工作負載以及覆蓋什麼：

Exchange Online 郵箱。哪些郵箱：用戶、共享和歸檔郵箱。是否包含日曆、聯繫人和任務。
OneDrive。是否自動包含每位用戶的 OneDrive，包括之後新增的用戶。
SharePoint 站點和 Teams 文件。哪些站點和文檔庫，新建站點是否無需申請就被納入。
Teams 聊天和頻道消息。常常與文件分開處理，請確認是否在範圍內。
頻率與保留。備份多久運行一次、副本保留多久，以及能否還原較早的版本。
離職人員。移除授權後，備份是否保留離職用戶的數據，以及保留多久。
區域與訪問。備份存放在哪裡、服務商誰可以訪問、如何加密。

小公司最常見的缺口不是技術，而是新用戶和新建的 SharePoint 站點從未被加入備份範圍，於是最近入職的人受到的保護最少。

如何保護 SharePoint 上的客戶文件夾？

對於把客戶工作放在 SharePoint 的公司，在使用任何備份工具之前，幾個習慣就能降低風險：

統一結構。用一致的文檔庫結構存放客戶文件，使備份範圍和還原請求可預測。
限制誰能刪除。多數員工有編輯權限，但不能刪除整個文件夾或文檔庫，並減少所有者人數。
啓用版本控制。確保客戶文檔庫開啓了版本歷史，並知道保留多少個版本。
指定所有者。每個客戶站點有一位對內容負責的所有者，其離職時要換人。
測試還原。請對方從你選定的日期恢復一個客戶文件夾並計時。這是檢驗任何備份最好的單項測試。

這些做法不能取代備份，但能讓備份更容易界定範圍，讓還原更容易執行。

40人的公司，帳怎麼算？

用你自己的數字做比較，而不是平均值。估算下列幾項並排列：

丟失一份客戶文件的成本。重建它的員工時間、客戶關係，以及可能的費用減免。哪怕一次嚴重事件，也可能超過一年的備份訂閱費。
軟件成本。按用戶的年度價格乘以你的人數，可用上文參考數字或報價。
管理成本。你自己運行和檢查作業的時間，或託管方案的服務費。
你接受的風險。如果依賴原生保留，請指明誰接受“幾個月之前的數據無法恢復”這一風險，並寫下來。

對大多數30到60人的公司，決定在於有沒有人會真的每季度檢查作業並測試恢復。如果誠實的回答是“大概不會”，託管服務就是務實的選擇。

誰負責恢復測試？

必須有人負責，並且要寫下來。小公司可行的做法：

每月：查看備份報告，確認每個作業都已運行。
每季度：從隨機日期恢復一封郵件項目和一份文件，並記錄耗時。
每年：針對較大的場景，例如整個郵箱或一個文檔庫，做一次恢復演練，並與你告知業務的預期時間對照。
每次變更之後：新的授權方案、新的 SharePoint 結構或新的租戶設定，都可能改變覆蓋範圍。請檢查備份範圍。

在 Brocent 的託管服務中，這屬於監控和恢復演練的一部分，所以當客戶或審計人員提出時，證據已經存在。

為什麼要在移除授權之前先備份？

數據丟失往往始於離職交接。有人離開時的安全順序：

轉換並保留。在移除授權之前，把郵箱轉為共享郵箱，或把 OneDrive 的所有權轉給主管。
先備份。確認該帳戶已有最新備份。
設定保留期。決定離職用戶的 OneDrive 保留多久並完成設定，管理員設定的範圍是30至3,650天。
再移除授權。記錄日期和決定。

把這一步寫入離職流程清單，由 IT 或行政經理負責，而不是靠當天有人想起來。

這與勒索軟件有什麼關係？

勒索軟件到達啓用了 OneDrive 同步的筆記本後，可能加密文件，隨後同步到雲端。版本歷史和回收站有時能恢復，但大規模事件可能超出人工回滾的現實範圍。獨立且不可變的備份能給你一份乾淨的副本用於恢復，也讓你可以拒絕談判，因為數據可以恢復。同時落實其他基礎措施：多因素認證、複查 Microsoft 365 安全設定和員工意識培訓。Brocent 的 Microsoft 365 安全審計涵蓋配置方面。

案例示意：一家45人的會計事務所

*以下是示意性例子，不是具體客戶。*一家45人的香港會計事務所完全運行在 Microsoft 365 上：用 Exchange 收發郵件，用 SharePoint 存放客戶文件夾，用 OneDrive 存放工作文件，並使用 Teams。一位合夥人離開事務所，IT 在次周移除了其授權。十四個月後，客戶要一份過去項目的工作底稿，而它存放在已離職合夥人的 OneDrive 裡，保留期已過。事務所用客戶手中的副本和另一位合夥人的郵件重建了文件，花了幾天。此後它增加了有監控的雲備份、先備份再移除授權的離職清單，以及每季度一次的恢復測試。