託管備份服務 vs 備份軟件：費用、RPO/RTO與包含內容

一句話回答：備份軟件只負責複製文件。託管備份服務則補上讓恢復可靠的部分：有人盯著每一個備份任務、一份勒索軟件夠不到的異地副本、按計劃進行的恢復測試，以及書面寫明的恢復時間和恢復點。對大型設計或 CAD 數據來說，決定選擇的是恢復時間和帶寬，而不是存儲價格。

什麼是託管備份服務？

託管備份服務是把備份當作一項結果來運營，而不是把一個工具賣給你。服務商負責設計備份、運行備份、監控每個任務、證明數據可以恢復並向你彙報。Brocent 的雲備份託管服務就是這樣構建的：一份預防性備份維護方案，由其 SCC 和 NOC 團隊 24 × 7 監控所有備份任務；一份與你的恢復目標對齊的業務連續性計劃；以及定期的恢復演練，併產出演練報告。

備份軟件是這項服務內部的引擎，也可以單獨購買。區別在於需要恢復時誰來負責：用軟件，是你自己的IT人員；用託管服務，則是有書面承諾的服務商。軟件價格列在備份與恢復價格頁面。

託管備份服務、備份軟件與雲同步有什麼區別？

香港的中小型辦公室，最終大多落在三種安排之一。它們在報價單上看起來相似，但在你真正需要找回文件的那天，表現截然不同。

保護同一批數據的三種方式

自己運行的備份軟件。你購買許可證、配置任務並管理異地目標。它功能強、靈活，但你這邊必須有人閱讀任務結果、做恢復測試並續期工具。在IT只有一兩個人的團隊裡，恢復測試往往是最先被耽誤的事。
託管備份服務。服務商負責設計、日常監控、異地副本、恢復演練和報告，使用 Veeam、MSP360、Azure Backup 或 Acronis 等工具。你決定恢復目標，服務商承擔達到目標的工作。
僅有云同步。OneDrive、SharePoint、Dropbox 等工具會複製變更。這對協作有用，但被刪除或被加密的文件也會被同樣忠實地複製。除非同步保留了規定期限的歷史版本並且你能從中恢復，否則同步不是備份。

如果你在比較外判與自建，如何選擇香港的管理型IT服務商講了更完整的決策。

“託管”給備份增加了什麼？

五件事把備份計劃變成可以依賴的東西：

監控與告警。有人每天閱讀任務結果並處理失敗。最常見的備份故障，是任務悄悄停止，直到發生事故才被發現。
受保護的異地副本。至少一份副本存放在辦公室網絡之外，並且控制你服務器的人也無法修改它。Brocent 的管理型IT方案在每個檔位都列有“Backup / DR（含不可變）”，即在保留期內寫入後不能被更改的副本。
按計劃做恢復測試。帶日期的恢復演練證明數據能恢復，以及需要多久。
書面的恢復目標。恢復時間目標（RTO）說明你能接受多久沒有數據；恢復點目標（RPO）說明你能接受丟失多少最近的工作。它們應當寫進協議，而不是靠假設。
報告。每月一份任務成功率、恢復測試和未決風險的視圖，讓你向審計師或保險公司出示證據，而不只是口頭保證。

恢復大文件需要多久？

設計事務所、建築師、媒體團隊和工程公司最容易在這裡喫驚。從雲端恢復 18 TB 是一個帶寬問題。下面的算術列出了假設，你可以換成自己的數字。

恢復時間算術

假設：使用十進制單位（1 TB = 8 × 10¹² 比特），恢復期間可以佔滿整條線路，扣除協議開銷後實際吞吐達到線路速率的 70%。

500 Mbps 線路上恢復 1 TB。滿速時：8 × 10¹² ÷ 500 × 10⁶ = 16,000 秒，約 4.4 小時。按 70% 計：約 6.3 小時。
1 Gbps 線路上恢復 18 TB。滿速時：144 × 10¹² ÷ 10⁹ = 144,000 秒，約 40 小時。按 70% 計：約 57 小時，超過兩天。
只恢復需要的部分。如果客戶只要一個 200 GB 的項目文件夾，同一條線路按 1 Gbps 的 70% 計，大約 40 分鐘即可恢復。好的方案先恢復這個文件夾，而不是整台 NAS。

三個設計選擇會改變這些數字。在另一台設備上保留本地副本，意味著日常恢復根本不經過互聯網。用物理介質傳送首份完整副本到雲端，可以避免在商業線路上上傳數週。按優先級順序恢復，先恢復進行中的項目，讓人們在其餘數據回來的同時就能工作。Brocent 的服務支援本地加雲端的混合設計，正是出於這個原因，並且其差異同步在首份副本之後只傳輸變化的數據。

Microsoft 365 是否由 Microsoft 備份？

並不像許多辦公室以為的那樣。Microsoft 保持服務可用並在其基礎設施內複製數據，這能在其硬件故障時保護你。但它預設並不保護你免受以下情況：用戶刪除郵箱、管理員失誤、惡意內部人員，或把加密文件同步進 SharePoint 的勒索軟件。在共同責任模型下，從這些事件中恢復是客戶的責任，所以 Microsoft 365 備份是託管備份報價中單獨的一項。想看監控和恢復演練為什麼重要，可參考新加坡企業備份案例。

小型辦公室的 3-2-1 是什麼樣子？

3-2-1 原則是：三份數據副本，存放在兩種不同類型的存儲上，其中一份在異地。在有 NAS 的 45 人辦公室裡，通常是這樣：

副本 1：NAS 或文件服務器上的在線數據。
副本 2：辦公室內的第二台設備，例如另一台 NAS 或備份一體機，用於快速的日常恢復。
副本 3：雲端的加密異地副本，位於 Azure、AWS 或阿里雲等平台，獨立於主環境。

Brocent 的服務介紹了四種備份模式（三種混合模式加一種純雲模式），從“本地完整備份加關鍵數據的雲端副本”，到“把整個本地備份一比一複製到異地雲存儲”。按你的恢復目標來選擇。關於同一問題的業務連續性方面，請閱讀香港經紀公司的IT災難恢復。

應該比較哪些費用項？

各家備份報價很少能直接對齊，因為每家服務商對費用的歸類方式不同。請把下面每一項都要求列成單獨的一行：

設計與部署。規劃任務、目標和保留策略，以及首份完整副本。
受監督的運行。每月都要付費的監控、告警和報告。
按設備或按服務器的費率。終端和服務器的覆蓋通常按設備計價。
存儲。包含的容量，以及超出後的費率。大型設計數據很容易超出包含的額度。
恢復測試與演練。是包含在內，還是每次演練另行收費？
軟件許可。是否含在服務內，還是由你自己購買並續費？廠商標價見備份與恢復價格頁面。
恢復事件。真正發生的恢復是包含在內，還是另行收費。

由於備份與災難恢復是 Brocent 每個管理型IT方案的一部分，在另外購買備份服務之前，請先問清方案已經覆蓋了什麼。雲託管備份方案當前公佈的價格見服務頁面。

備份應該保留多久？

保留期是業務和法律決定，並直接影響存儲成本。三個問題決定它：

現實中的調取請求能追溯多久？設計事務所可能被要求提供幾年前的圖紙；貿易公司可能被問到上個月的郵件。為每類數據寫下最長的現實追溯期。
哪些內容你必須保留？會計和僱傭記錄有法定保存期限，香港會計記錄常被引用的期限約為七年。請向你的會計師或法律顧問確認適用於你的期限。
哪些內容不應保留？個人資料保留時間不應超過達到目的所需，這是香港個人資料保護法例的一項原則。無限期保留一切不是安全的預設做法。

常見做法是：短期的每日副本用於快速恢復，每週和每月副本保留一年，每年的歸檔滿足最長的追溯期。每一層的成本和恢復時間各不相同，所以請服務商展示保留計劃及其對應的存儲量。

勒索軟件恢復是怎樣進行的？

備份在最壞的情況下才體現價值。當勒索軟件加密了一台文件服務器，恢復並不是點一下就行。它遵循一個順序，託管服務應能描述每一步：

遏制。隔離受影響的設備和帳號，避免攻擊觸及備份或繼續擴散。
驗證備份。確認異地或不可更改的副本是乾淨的，並且早於感染時間。
重建平台。啓動乾淨的服務器或乾淨的 NAS 作為恢復目標，而不是恢復到被感染的系統上。
按優先級恢復。先恢復人們最先需要的系統和項目，再依次往下。
檢查與報告。測試應用和權限是否正常，記錄時間線，並記下需要改進的地方。

保險公司或客戶的安全問卷也會問到同樣的計劃。託管服務會給你一份書面的恢復計劃和帶日期的測試結果，可以拿出來展示。

每月備份報告應顯示什麼？

只寫“所有任務都成功”的報告是不夠的。請每月要求以下內容：

任務成功率，按服務器、設備和 Microsoft 365 工作負載列出，每次失敗都有說明。
最近一次恢復測試的日期和結果，包括所用時間。
受保護的數據量及增長情況，讓存儲成本不會讓你意外。
保留狀態，包括最早可恢復的副本。
未決風險與行動，例如尚未覆蓋的服務器，或慢到無法完整恢復的線路。

備份報價中的警示信號

“無限”存儲但沒有政策。大文件恰恰是小字限制出現的地方。
範圍內沒有恢復測試。如果測試是可選的，就預期它不會發生。
沒有指明異地位置，也沒有加密說明。你應當知道數據存放在哪裡、如何保護。
只有一份副本。即使是一份好的備份，只有一份也違反 3-2-1 原則。
報價不含數據量。如果沒有寫明存儲額度，按設備的價格毫無意義。

如何選擇託管備份服務商？

用這八個問題比較各份報價：

範圍。報價是否涵蓋服務器、NAS、手提電腦和 Microsoft 365？哪些被排除在外？
監控。誰來閱讀任務結果，多久一次，用什麼方式告警？
異地副本。存放在哪裡，是否加密，保留期內是否有無法更改的副本？
恢復證據。多久測試一次恢復，你是否收到帶日期的報告？
恢復目標。RTO 和 RPO 是否寫進協議？
大文件方案。你最大的數據集在你實際的線路上需要多久恢復？
保留現有硬件。服務商能否使用你已有的 NAS？
退出。如果你離開，能否帶走備份數據和文檔？

案例：2021 年的圖紙

*這是一個示例，並非真實客戶。*一家 45 人的香港設計事務所，在一台 NAS 上保存約 18 TB 的項目數據，由三年前購買的備份軟件保護。客戶要求提供 2021 年的圖紙。恢復失敗了，因為備份任務幾個月前就已停止，沒有人閱讀它的結果。事務所改用託管服務：每日任務監控、用於快速恢復的第二份本地副本、加密的異地副本，以及每季度一次的恢復演練。它保留了原來的 NAS。