如何用OneDrive自動備份電腦重要資料夾（2026）

簡短回答：用公司帳戶登入 OneDrive 客戶端，開啟設定 → 同步和備份 → 管理備份，把桌面、文件和圖片的開關開啟即可。之後這三個資料夾會保存在公司的 OneDrive 裡，手提電腦丟失或損壞也不會丟失工作文件。這個功能叫「已知資料夾移動」（Known Folder Move），IT 可以一次性為所有電腦開啟。需要注意：它是同步，不是獨立備份——電腦上被刪除或被勒索軟件加密的文件，在 OneDrive 裡也會同樣被刪除或加密，所以公司數據還應搭配 Microsoft 自帶的還原功能和管理型備份。

OneDrive 資料夾備份到底做了甚麼？

大多數人在 Windows 上的工作文件都放在三個地方：桌面、「文件」資料夾和「圖片」資料夾。OneDrive 的資料夾備份（Microsoft 稱為「已知資料夾移動」）會把這三個資料夾移入你的 OneDrive，並保持同步。你的使用習慣不需要任何改變：文件仍然顯示在桌面和文件裡，軟件仍然保存到原來的位置，只是每個文件同時也保存在公司的 Microsoft 365 儲存中。

這樣做有三個直接的好處：

電腦丟失、被盜或損壞，只是麻煩，不再是損失。在新電腦上用同一帳戶登入，資料夾就會回來。
文件隨人走。同樣的桌面和文件，可以在另一台電腦、網頁版和 OneDrive 手機應用程式中開啟。
文件處在公司的管控之下。IT 在 Microsoft 365 中設定的共享、保留和安全策略同樣適用於這些文件。

本指南寫給使用 Windows 10 或 Windows 11、以工作或學校 Microsoft 365 帳戶登入的辦公室員工，也寫給希望每台電腦都按同一標準設定的行政或 IT 負責人。指南也保留了很多讀者關心的一步：把 OneDrive 資料夾設定到 D 碟。

開始之前需要準備甚麼？

公司提供的工作或學校 Microsoft 365 帳戶（即公司電郵和密碼）。個人微軟帳戶對應的是另一個 OneDrive，不應該存放公司文件。
Windows 10 或 Windows 11，兩者都內置 OneDrive 客戶端。
足夠的 OneDrive 儲存空間。先分別按右鍵桌面、文件、圖片資料夾 → 屬性，查看它們的大小。
沒有舊的資料夾重定向。如果公司以前把「文件」或「桌面」重定向到了文件服務器上的共享資料夾，請先聯繫 IT：Microsoft 說明，已經重定向到非 OneDrive 位置的資料夾，資料夾備份無法直接接管。

如何檢查電腦是否已安裝 OneDrive？

查看螢幕右下角時鐘附近的通知區域。如果看到白色或藍色的雲朵圖示，說明 OneDrive 已安裝並正在運行。
如果沒有圖示，按 Windows 鍵並輸入 OneDrive。搜索結果中出現「OneDrive」即表示已安裝，按開啟。
開啟 File Explorer（Windows 鍵 + E），查看左側欄。如果有「OneDrive – [公司名稱]」，說明已經連接了工作帳戶。

如果完全沒有安裝，請到 Microsoft 官方的 OneDrive 下載頁面下載並運行安裝程式，安裝完成後會自動彈出登入窗口。

如何用公司帳戶登入？

開啟 OneDrive，會出現登入窗口。
輸入完整的工作電郵地址，按「下一步」。
通常會跳轉到公司的登入頁面，輸入工作帳戶密碼。
如果公司要求多重身份驗證（MFA），按提示完成，例如在 Microsoft Authenticator 應用程式中批准，或輸入手機驗證碼。
返回 OneDrive 設定窗口。

已經用個人帳戶登入了怎麼辦？兩個帳戶可以同時使用。在雲朵圖示上按右鍵 → 設定 → 帳戶選項卡 → 添加帳戶，用工作電郵登入。電腦上會多出一個名為「OneDrive – [公司名稱]」的資料夾，通知區域也會出現第二個雲朵圖示。下面所有步驟都請在帶公司名稱的這一個上操作。

不清楚自己的登入資訊時，請聯繫公司 IT 支援，不要自行新建帳戶。

如何把 OneDrive 資料夾設定到 D 碟？

很多電腦的 C 碟較小、D 碟較大。如果希望 OneDrive 的文件放在 D 碟，請在開啟資料夾備份之前完成這一步，這樣文件只需要移動一次。請使用電腦內置的硬碟分割區，不要用 USB 手指或網絡磁碟機。

方式一：首次設定時更改位置（最簡單）。

登入後，OneDrive 會顯示「這是你的 OneDrive 資料夾」界面。
按更改位置。
瀏覽到 D 碟，新建或選擇一個資料夾，按選擇資料夾。
按下一步完成設定。

方式二：已經設定好之後再更改。

按右鍵帶公司名稱的雲朵圖示 → 設定。
在帳戶選項卡中按取消鏈接此電腦並確認。文件仍保留在電腦上。
在 File Explorer 中，把整個「OneDrive – [公司名稱]」資料夾移動到 D 碟。
重新啟動 OneDrive，用工作帳戶再次登入。
在「這是你的 OneDrive 資料夾」界面按更改位置，選擇剛纔移到 D 碟的資料夾並繼續。OneDrive 會識別已有的文件，不會重新下載。

確認位置：在 File Explorer 中按右鍵「OneDrive – [公司名稱]」 → 屬性，在「一般」選項卡中查看「位置」是否以 D: 開頭。如果仍是 C 碟路徑，請重複方式二。

如何開啟電腦資料夾備份？

按右鍵帶公司名稱的 OneDrive 雲朵圖示 → 設定。
開啟同步和備份選項卡（部分版本顯示為備份）。
按管理備份。
開啟桌面、文件、圖片的開關，或只選擇你需要的資料夾。
按開始備份或保存更改。

OneDrive 會把這些資料夾移入 OneDrive 並開始上載。如果電腦裡有多年的文件，第一次上載可能需要幾個小時，請保持電腦開機並聯網，直到完成。隨時可以通過雲朵圖示暫停或繼續同步。

如何確認備份已經完成？

看雲朵圖示。白色雲朵、沒有活動，表示全部已是最新。出現藍色箭頭，表示仍在同步。
看狀態列。在 File Explorer 中開啟桌面或文件，文件旁出現綠色對勾表示已在 OneDrive 中；出現同步圖示表示仍在上載。
看網頁版。在瀏覽器中開啟 office.com，用工作帳戶登入，進入 OneDrive，檢查桌面、文件、圖片資料夾及其中的文件是否都在。
看錯誤提示。如果某個文件無法上載，雲朵圖示會出現紅色或黃色標記。點開即可看到是哪個文件、甚麼原因；常見原因是路徑太長、文件名含不支援的字符，或文件正被其他程式開啟。

IT 如何為所有電腦統一開啟？

電腦不多時可以逐台設定；整個辦公室則可以由 IT 通過羣組原則（Group Policy）或 Microsoft Intune 集中部署，使用 OneDrive 的以下策略：

以靜默方式將 Windows 已知資料夾移動到 OneDrive（Silently move Windows known folders to OneDrive）。不詢問用戶，直接移動桌面、文件和圖片；需要填寫公司的 Microsoft 365 租用戶 ID。
提示用戶將 Windows 已知資料夾移動到 OneDrive（Prompt users to move Windows known folders to OneDrive）。改為向用戶彈出提示，適合靜默移動無法完成的情況。
阻止用戶將 Windows 已知資料夾重定向回電腦（Prevent users from redirecting their Windows known folders to their PC）。防止用戶自行關閉資料夾備份。

在 Intune 中，這些設定位於設定目錄（settings catalog）的 OneDrive 類別下。Microsoft 建議對現有設備分批推送，而不是一天之內推送到所有設備。部署前做兩項檢查：確認每位用戶的 OneDrive 空間足夠容納他們的資料夾；找出過去曾把資料夾重定向到文件服務器的電腦，這些需要先移回。

如果公司沒有 IT 團隊負責設定並檢查是否生效，這正是管理型IT外判服務所覆蓋的工作之一：設備配置、Microsoft 365 設定，以及確認策略已經落實。

OneDrive 資料夾備份等於備份嗎？

不等於，而這個區別往往要到第一次出問題時纔會被注意到。對比三層保護：

OneDrive 資料夾備份（同步）。應對電腦丟失或損壞。由於它同步的是變化，電腦上被刪除或被勒索軟件加密的文件，在 OneDrive 中也會被刪除或加密。
Microsoft 365 自帶的恢復功能。工作或學校帳戶刪除的項目，預設會在 OneDrive 的第一階段和第二階段資源回收筒中合計保留 93 天；你還可以把整個 OneDrive 還原到過去 30 天內的某個時間點。適合處理近期的失誤，但受這些時間窗口限制，而且仍在同一個 Microsoft 365 租用戶之內。
獨立備份。在租用戶之外另存一份 OneDrive、SharePoint 和電郵數據，保留期由你決定，並有人監控、定期做還原測試。它能應對管理員帳戶被入侵、過了時間窗口才發現的誤刪，或離職員工數據被過早清理等情況。

個人文件通常有前兩層就夠了；公司數據，大多數企業還需要第三層。我們的管理型備份服務指南說明了獨立備份應包含甚麼、應該問哪些 RPO 和 RTO 問題；Brocent 的雲端管理備份服務可以在服務器和 NAS 之外一併覆蓋 Microsoft 365。備份軟件的許可價格見備份與恢復定價頁面，備份與恢復報告樣本則展示了管理型服務每月應提供的證據，其中包括 OneDrive 和 SharePoint 的覆蓋情況。

常見問題

OneDrive 資料夾備份保護哪些資料夾？

Windows 用戶配置文件中的桌面、文件和圖片。保存在其他位置的文件，例如 C 碟根目錄下的資料夾，或 D 碟上 OneDrive 以外的資料夾，都不在其中；請把它們移入這三個資料夾之一或 OneDrive。

開啟後會產生重複文件嗎？

不會。資料夾是被移入 OneDrive，而不是複製，所以每個文件在電腦和雲端各一份，並保持同步。

換了新電腦怎麼辦？

在新電腦上用同一個工作帳戶登入 OneDrive，再次開啟資料夾備份，或由 IT 的策略自動開啟。桌面、文件和圖片會回來。文件可以按需下載，不會一次佔滿新電腦的硬碟。

OneDrive 資料夾備份能防勒索軟件嗎？

單靠它不能。被加密的文件會像其他修改一樣同步上去。Microsoft 的「還原 OneDrive」功能可以把整個 OneDrive 回滾到過去 30 天內的某個時間點，有一定幫助；對公司數據來說，獨立並有人監控的備份纔是更可靠的保護。

可以用個人 OneDrive 存放工作文件嗎？

不建議。公司文件應放在公司的 OneDrive 中，才能適用公司的安全、保留和離職交接管控。如需使用個人帳戶，可以讓兩個帳戶同時運行。

我的 OneDrive 有多少儲存空間？

取決於公司的 Microsoft 365 方案以及 IT 設定的限制。可以在雲朵圖示上按右鍵開啟設定查看，或詢問 IT。各方案的詳情見 Microsoft 365 定價頁面。

OneDrive 一直顯示「正在處理更改」怎麼辦？

通常是小文件數量非常多、有文件正被其他程式開啟，或第一次上載時網絡較慢。讓它繼續運行，關閉開啟的文件，並通過雲朵圖示查看具體的錯誤提示。

下一步

今天就在自己的電腦上開啟資料夾備份，只需幾分鐘。如果你負責整個辦公室，可以通過羣組原則或 Intune 統一部署，再評估公司數據是否還需要獨立備份。如果希望由 Brocent 為每位用戶設定 OneDrive、Microsoft 365 和備份，可以在報價工具中生成香港報價，或聯繫 Brocent 顧問。