100个工位的新办公室到底需要什么：香港办公室IT搭建清单

办公室IT搭建里，几乎每一项从下单到到位的时间，都比装修本身更长。 对一间全新的100工位香港办公室来说，顺序比清单更重要：网络专线和综合布线决定入伙日期，硬件决定预算，其余的东西就算晚一点也补得回来。

场景：租约签了，交楼日期定了，100个工位，没有IT团队

设想一位专业服务公司的运营或人事负责人。香港某一层新写字楼的租约已经签好，业主的装修进度表上写着交楼日期，旧办公室的租约也在一个不会挪动的日子到期。方案是100个工位、几间会议室、一个茶水间，还有建筑师在图纸上画的一个写着"IT"的小方块，那是将来的机房或弱电间。团队里没有人建过办公室，也没有人做IT。公司一直靠云端工具和几台员工自己买的笔记本运转，到这个月之前，这样也没问题。

这是一个示意性的综合场景，不是某个具名客户。它取材于香港中小型企业里反复出现的同一种局面：日期固定，业主有规矩，装修承建商只负责到天花板为止，而买家忽然要弄明白平面图上的"IT"到底指什么。

它和大家常听到的两类搬迁故事也不同。如果你是要离开现有办公室、同时让系统不停机，那是搬迁，我们另有一篇讲香港一家电信及媒体公司如何不停机搬迁办公室的文章。这里没有旧场地可以并行运行，也没有现成的网络可以照搬。一切从零开始，这既是机会，也是风险。

本文的顺序按香港的情况来写：业主管理的大厦、电缆井和大厦管理处、装修审批。同样的工作顺序也适用于新加坡、东京等亚洲其他城市，变的只是审批单位的名字。

先交代一个总框架。办公室IT搭建里的每一项，都属于三类之一。第一类的交付周期比装修更长，这类决定日期。第二类花钱多，这类决定预算。其余的都很快、成本低、也容错。大多数搭建出问题，是因为买家把第一个月花在了第三类上。

新办公室里，哪些IT事项决定关键路径？

办公室搭建的关键路径不是桌面上的设备，而是一切要看别人日程的事。通常有四项落在这里：互联网专线、综合布线与桥架、机房的电力与散热、无线接入点的采购。每一项都需要比直觉更早做决定。

下面的周期是有意写成保守区间的。不同运营商、不同大厦、不同季节都会有差异，每一项都必须在下单时向对方确认。请把它们当作"要早开始"的理由，而不是承诺。

互联网专线，以及为什么线路分散是设计决定

在香港的大厦里开通一条新的商业专线，往往牵涉运营商、业主或大厦管理处，有时在给出日期之前还要先勘察现场。新商业专线常见的说法是四至八周，如果大厦需要做新的进线工程，还可能更长。下单时请确认，并问清楚什么情况会让日期后移。

有两个决定属于你，而不是运营商。第一个是带宽，这个以后容易调整，不应该拖住下单。第二个是线路分散：你是否要两条来自不同运营商的专线，并在大厦允许的情况下走物理上分开的进线路径。同一家运营商从同一条管道拉来第二条线，只多了一张账单，韧性却远比看上去的低。如果一次断线就会让100个人停工，就应该早点问线路分散的事，因为第二条进线路径取决于大厦，不是最后一周才能决定的。

第一周就该向业主的大厦管理处问两个问题：大厦里已经有哪些运营商，以及引入新运营商或第二条路径需要什么审批和多长时间。答案会影响清单上的其他一切。

综合布线与桥架

布线是最容易被拖到装修已经开始才想起来的一项，而它可回旋的余地最小。线必须在天花板封起来之前、在地台和隔断施工盖住路径之前布好。布线一旦晚了，要么天花板等它，要么线以妥协的方式敷设。

这一项的另一半是桥架：承载线缆的线槽、线管和通道。桥架通常写在装修图纸里，很容易按较早版本方案的线缆数量来设计。一间100个工位的新办公室，有接入点、摄像头、门禁控制器、会议室面板，线缆总量比平面图看上去要多得多。请在通道建好之前，按线缆数量并预留余量做一次核对。

机房的电力与散热

图纸上那个写着"IT"的方块，需要在装修承建商完成电气设计之前就定下电力和散热。要问清楚：它有什么样的供电，是否独立回路，是否配置小型UPS，以及怎样散热。香港许多写字楼的中央空调按业主的运行时间开关，一个塞满网络设备的柜子在夜间或公众假期过热，是常见而完全可以避免的故障。为机房单独配一套散热方案，通常值得在装修预算里多加一行。请确认大厦允许怎样做。

需不需要机房？对100个工位来说，需要，形式可以不同：一个可上锁、有通风的空间，把交换机、配线架、防火墙和任何本地设备放在一起，远离茶水间和清洁人员。它不必大，但必须提前规划，因为事后才硬塞进杂物柜的机架，很少能得到足够的电力和散热。

无线接入点的采购

Wi-Fi设备通常不是周期最长的一项，却是最常在没人决定要几个、放哪里之前就被下了单的一项。这个决定属于现场勘测，而不是经验法则。接入点订晚了是供应风险，凭猜测订早了是设计风险。下一节会解释为什么设计必须先行。

如果你面对的是固定的交楼日期，实操规则很简单：第一周把专线和布线排进日程，第二周排机房电力和散热，桌面层的东西跟在后面。关键组里有一项延误，日期就延误；第三类里有一项延误，不过是有人借一块屏幕用一天。

网络基础层需要什么：布线、交换机和Wi-Fi？

基础层是其他一切设备插上去的地方。它是办公室里最不显眼的部分，天花板一旦封上又是改动成本最高的部分，所以值得一次设计好。

布线标准、配线架与标签

选一套当前的、经认证的铜缆布线标准，能够从容支持高速和以太网供电设备，而不是只满足今天需求的最便宜方案。机房与任何远端弱电间之间，如果距离或楼层布局需要，就用光纤。要求每一条链路都经过测试，并把测试结果作为记录交付。Brocent的综合布线工程使用Fluke测试设备进行测试，无论谁来为你施工，都应该能拿出每一条链路的测试结果。

在拉第一条线之前就定好标签方案。好的方案枯燥而一致：每个信息点、配线架端口和交换机端口都有一一对应的编号，这样一份写着"3-14号点不通"的报障，一分钟内就能追到位。糟糕的方案是当天临时发明的，各楼层不一样，也没有记录在任何地方。标签在规划阶段成本很低，事后要给几百个端口补贴标签却很痛苦。

常见的设计起点是每个工位两个数据点，另外为打印机、会议室、前台、接入点、摄像头和门禁控制器预留点位。布线也是付钱做安装固定的地方，所以要说清楚由谁把显示器、壁挂电视和摄像头固定到墙上，按什么标准做。这属于Brocent布线工作范围的一部分，其中包括显示器、监控摄像头和电视的安装固定。

交换机数量与PoE预算

先数有线设备。桌面信息点、打印机、接入点、摄像头、门禁控制器和会议室面板，都要占一个交换机端口。再加上增长和预留。然后把通过网线取电的设备单独列出来，因为它们决定以太网供电（PoE）的预算。

预算是一个加法。把每台受电设备可能的功耗加起来，加上余量，再核对你选的交换机能不能在所有端口同时供电，而不是只在规格表上的最佳情况下才行。端口数量正好、PoE预算偏小的交换机，会带着前五十个接入点和摄像头正常运行，然后开始把设备关掉。选型看的是标准，不是型号：端口够用并有余量，总PoE预算充足，办公室承受不了中断的话要有冗余供电，还要有管理功能，让人能在一个地方监控整个网络。

为比工位更多的人设计Wi-Fi

一个常见的规划错误，是按工位数来设计无线网络。在100个工位的办公室里，连接Wi-Fi的人数通常更多：兼职和共享工位的人、访客、承包商、坐在会议室和茶水间的人，还有每个人的手机。规划时可以先按100个工位约对应120个Wi-Fi用户来假设，这是合理的起点，而且这些人每人至少带着一台笔记本和一部手机。

这意味着要多少个接入点，不是一个可以猜的数字。它由现场勘测决定，勘测会看容量、墙体、玻璃、人员密度和空间布局。如果有人没做勘测就给你一个固定数量，问问它的依据是什么。Brocent的无线网络现场勘测服务正是出于这个原因，使用专业的勘测工具，可以在场地建成之前根据图纸做，也可以在家具入场后再做一次。关于无线设计在共享办公环境里如何落地，可以参考这篇香港服务式办公室管理型无线网络的案例。

员工、访客以及打印机和会议室面板这类设备，应该分别设计独立的网络，访客网络不能触及公司系统。这是配置决定，在第一天做，比办公室已经开始共用一个网络之后再改要容易得多。

安防与门禁：门禁控制、监控摄像头，以及第一天谁掌握凭证？

实体安防是IT设计的一部分，不是设计完之后再加的附件。原因很实际：门禁控制器、读卡器和摄像头都需要布线、网络端口、电源，往往还需要一台管理服务器。如果由装修承建商另行指定，通常要到调试阶段才发现缺口。

门禁控制

谁来安装门禁？通常是与装修承建商协调的专业安装商，主入口或电梯大堂是共用的话，还要与业主的大厦管理处协调。重要的是安装之后系统归谁。安装之前就要定好：谁能增删门卡，谁持有管理员登录，离职人员如何注销，系统是与员工目录挂钩，还是某个人维护的一份电子表格。Brocent把门禁控制和办公室监控摄像头纳入IT设计，使两者所需的布线、网络和电源与其他部分一起规划。

出入口与机房门口的监控

摄像头要装在能回答实际问题的位置：入口、前台，以及机房门口。机房门口比看上去更重要，因为它是唯一一处，一个拿着门卡的陌生人可以在最短时间内造成最大破坏的小空间。要定好录像保存多久，谁能查看。香港的个人资料私隐监管机构就闭路电视监察发布过指引，在决定摄像头位置和告示之前值得读一读。

第一天谁掌握凭证

交楼那一周结束时，会冒出数量惊人的重要登录：网络运营商账户、防火墙和交换机的管理、Wi-Fi控制器、门禁管理员、监控录像机、域名注册商和云租户。在新建项目里，这些通常由碰巧安装该设备的承建商或供应商创建。这正是把每一个的拥有者都改成公司的时刻，而不是供应商，也不是某个个人。

做法是一份简单的登记册，三列：这个登录是什么，公司里谁是拥有者，恢复信息存放在哪里。存放在公司自己掌控的地方，至少两个人能够取用。承建商撤场之后，你不应该还要写信给他们才能登录自己的防火墙。

桌面层：笔记本、显示器、扩展坞、打印，以及两天内发出100台设备

桌面层是预算花得最多的地方，也是整个搭建里最容易补救的部分。显示器晚到是不便，专线缺失是停摆。

设备、扩展坞与显示器

老老实实数设备：每人一台，加上一小批备用机，再加上头几个月给访客和新入职同事用的几台借用机。决定整套设备是Windows、Mac还是混合，因为现在很多公司两种都有，支持模式、注册方式和安全策略都要覆盖两者。在混合环境里，把不需要不同的部分标准化：同样的扩展坞接口，同样尺寸的显示器，同样的耳机政策。每多一种差异，就多一件要有人记住的事。

每个工位上，一个扩展坞加一到两块显示器，就把笔记本变成了工作站。要决定工位是固定分配还是共享，因为共享工位会改变需要多少扩展坞和显示器，也会改变人们坐下来时怎样登录。要问清楚谁来安装屏幕：显示器支架需要在装修阶段就定好固定点和走线路径，而不是搬入当天再想办法。

打印

不要给每个团队买一台打印机。少数几台放在人们本来就会经过的地方、带安全取件功能的多功能一体机，比一堆小打印机更容易支持，也更省。每一台都接有线网络，给它一个有标签的信息点，并在第一个纸盒空掉之前定好谁来订耗材。

让100台设备在两天内发完的构建流程

100台设备要在两天内发完，只有设备到场时已经配置好才可能。另一种做法是一个团队在现场逐台拆箱、手工设置100台笔记本，那要花几周，并且会得到100种略有不同的配置。

可行的做法是在送货之前把一切都预先配置好。设备被注册到统一的管理平台，装好标准软件和安全设置，分配给具名的个人，贴好标签，按工位打包。到了那一天，这个人拿到的是一台用公司账号就能登录、应用程序已经在等着的设备。Brocent的IT基础设施部署服务就是这样运作的：设备先在场外的预配置中心完成配置和测试再送到现场，然后是现场安装和用户验收测试，以及附有照片签收的竣工文档。

为了让"两天"真的成立，要提前约定好发放流程：一份姓名、工位与设备的清单，入口附近设一张桌子，每人一个固定时段，并有一个人负责记录哪台设备发给了谁。这不光鲜，但它让100个人在同一个下午就能开工。

会议室：先定平台，再买会议室设备

新办公室会议室里最常见的一个错误，是在决定会议平台之前就买了硬件。会议室系统、摄像头和控制器都是围绕某一个平台构建的，或者只经过该平台的认证。先选了房间的设备，很可能得到一批和公司实际使用的平台配合别扭、或者用不了你以为拥有的功能的设备。

所以顺序是：先决定公司用哪个平台开电话会议和视频会议，再决定需要几种房型（小型讨论间、标准会议室、较大的董事会议室），然后每种房型选一套标准配置。每种房型设计一次，重复使用。六间会议室六种配置，就是服务台里满是"这间房怎么共享屏幕"的原因。

每种房型可以分层来想：

• 显示屏。 按房间大小和座位距离选尺寸，固定在墙上，走线路径提前规划，而不是放在推车上。
• 摄像头与音频。 能拍到整张会议桌的摄像头，以及与房间大小和声学条件匹配的麦克风和扬声器。音频出问题，是人们最先注意到的。
• 控制器或一键入会。 一块面板或一个按钮，不用遥控器和转接线就能开始会议。
• 预订平板。 门外的小面板，显示这间房是否空闲，并与共享日历联动。
• 网络与电源。 在合适的位置有一条有线网络和电源，这些必须体现在布线设计里。

Brocent设计音视频与会议室系统，包括视频会议和数字标牌，并与布线放在同一个IT设计里。如果电话也在清单上，Brocent的云电话系统可与Microsoft Teams集成，如果Teams是你的会议平台，这一点值得了解。

身份、邮件与文件：有人能登录之前必须先存在什么

一间建好了但没人能登录的办公室，仍然不是办公室。身份是让其他一切可用的那一层，而它依赖一些即使技术很快也要占用日历时间的事。

在构建任何员工设备之前，必须已经有人决定或创建了以下内容：

• 公司域名和DNS。 谁拥有域名，谁能修改记录，域名注册在哪里。如果今天的邮件已经使用这个域名，就要谨慎规划，确保没有任何中断。
• 公司的云租户。 存放邮件、日历和文件的办公套件，管理员账户归公司所有。
• 用户目录。 每人一个账户，按团队和访问权限分组，让文件权限跟着组走，而不是跟着个人。
• 多因素认证和登录规则。 在第一次登录之前就设好，因为办公室运转起来之后再引入要难得多。
• 文件存储结构。 公司的共享文件放在哪里，谁能访问哪些文件夹，现有的文件怎样迁移过去。
• 设备管理策略。 预配置的笔记本在注册时获得的规则：加密、更新、屏幕锁定和远程擦除。
• Wi-Fi登录方式。 员工用自己的凭证连接还是用共用密码，与Wi-Fi设计一起决定。

如果预配置设备的时候这些还没准备好，设备就会以半配置的状态放到办公室里，每一台都要重新手工处理一遍。身份早点做对，后面每一步都更快；做错了，每个工位都是一个小项目。

交楼前两周与交楼后两周，按顺序走一遍

以上的一切，到这里变成一个顺序。真实项目里的日期各不相同，走这一遍的意义在于依赖关系的先后，而不是日历。这里的交楼指装修完成的空间交给你入伙的那一天。

交楼前两周

• 专线开通并测试。 互联网专线应该在交楼之前装好并测试，而不是在交楼当天。如果没有，这就是启动后备方案的时刻，比如临时连接，并向运营商升级处理。
• 布线认证。 收集测试结果，不合格的链路修复并重新测试，标签对照图纸核对。
• 机房调试完成。 机架、配线架和交换机已安装、通电、散热，防火墙已配置。设备在有人搬进来之前就已运行并被监控。
• 接入点安装并勘测。 按设计要求的位置安装，并对照设计测试Wi-Fi，最好在建成的空间里做一次检查。
• 安防系统运行。 门禁和监控完成调试，管理员已明确，凭证登记册已填好。
• 身份系统上线。 账户已存在，多因素认证已设置，预配置的设备准备好按标准构建。
• 设备预配置并贴好标签。 整批设备已配置、测试并按工位打包，准备在空间可用的当天送达。
• 会议室测试完成。 每种房型都用一次真实通话检查，从屏幕到音频再到入会按钮。

交楼后两周

• 第一、二天：发放设备。 按事先约定的计划把设备发下去，人们用自己的账户登录。每个问题都记在同一个地方，而不是悄悄修掉。
• 第三至五天：第一周的修补。 处理任何新空间都会出现的一批小故障：一个不通的信息点，一块需要支架的显示器，一间入不了会的房间，一个需要挪位置的接入点。预期会有一张清单，如果前面的步骤做得好，这张清单会很短。
• 第二周：调优与文档。 办公室坐满人之后重新检查Wi-Fi，因为坐满人的办公室和空的办公室表现不同。打印、访客上网和会议室再看一遍。竣工文档、测试结果和凭证登记册定稿并移交。
• 第二周末：复盘。 对照发生过的事项清单坐下来，决定下一阶段要改什么，并确认从现在起谁来支持这间办公室。

这些都不需要惊心动魄。让它平稳的原因，是周期长的事项先下了单，检查是在人们进场之前完成的。

购买、托付管理还是订阅：哪一层归哪一列？

新办公室里有三层，既可以当资产买，也可以当服务买：网络设备、终端用户设备和会议室。每一层都可以买下来自己拥有、买下来交给别人管理，或者订阅。不同的层，答案不同。

买下并自己持有

你购买设备，并自己负责让它运行、更新和更换。

• 网络设备： 长期使用寿命内的运行成本最低，控制权完整。前提是公司里有人，或者有合作伙伴，负责固件、监控和保修事务。否则它就是一件没人管的资产。
• 终端用户设备： 适合想要完全掌控、并有能力处理维修、备件和更换周期的公司。在没有IT团队的公司里，隐藏的成本是人们花在修自己机器上的时间。
• 会议室： 对少数几间标准房间、平台又稳定的情况是合理的。如果平台选择还不确定就有风险，因为硬件不容易转用。

买下并交给他人管理

设备归你，供应商在协议下负责监控、打补丁和支持。

• 网络设备： 没有IT团队的公司常见的选择。你保留资产，固件、监控、故障和运营商联络这些运营工作交给别人。要求约定响应时间，并要求配置有文档，让你永远不会被锁定。
• 终端用户设备： 当设备已经标准化并注册到统一管理时效果很好。供应商处理补丁、安全策略和新员工的设备构建，硬件由你来决定。
• 会议室： 适合让会议室系统在平台版本更新时保持健康，而这正是会议室在正常运行数月之后最常出问题的地方。

订阅

你支付一笔经常性费用，其中包括硬件、更换和支持，合同期满后归还或更换。

• 网络设备： 想要可预期的成本、不想考虑更换周期时有吸引力，不过要仔细读期满时的安排和提前退出的条款。
• 终端用户设备： 对人数在变化、否则硬件更换会一次性集中出现的成长型公司有吸引力。要查清员工离职时设备怎么处理，归还时有什么成色要求。
• 会议室： 平台可能改变或房间数量不确定时有吸引力，因为承诺期比购买短。决定之前，把整个合同期的总额与购买加管理相比。

三列通常怎么落地

对一间没有IT团队的100工位办公室，一种常见的模式是：布线自己持有，因为它属于建筑本身，比其他一切都长寿；网络设备买下并交给别人管理。终端用户设备两种都可以，取决于公司多想要一个统一的月度数字。会议室是订阅最能体现价值的地方，因为平台是最可能变的东西。

通往日常运行服务的桥梁很简单。无论每一层怎么买，总要有人在笔记本登录不了、会议室入不了会、或者某个角落Wi-Fi很慢的时候接电话。按用户计费的管理型IT外包服务覆盖办公室里每个人的这类持续工作，这样搭建以一份支持安排结束，而不是以一堆没人负责的设备结束。Brocent的办公室IT搭建服务包括搭建之后的持续支持，其中有7×24小时服务台。如果想在决定之前看看各部分怎样定价，可以从价格页面开始。

常见问题

新办公室的IT应该多早介入？

在装修图纸定稿之前。那时专线、桥架、机房电力和散热、线路走向都还能以修改一张图纸的代价来调整，而不是把天花板重新打开。如果已经过了那个点，同样的规则以较小的形式依然成立：先处理周期长的事项，用剩下的时间处理其他的。Brocent的办公室IT搭建服务从顾问走访现有和新办公室、设计基础设施开始。

办公室IT搭建里周期最长的是什么？

通常是互联网专线，其次是布线和桥架，它们必须在装修进度里完成。机房电力和散热要早做决定，因为它们写进电气和空调设计里。专线的周期往往是数周，新商业专线常见为四至八周，但因运营商和大厦而异，下单时请确认。

120个Wi-Fi用户需要多少个接入点？

不做现场勘测，没有诚实的数字。数量取决于容量、墙体和玻璃的类型与位置、人员坐得多密，以及会议室在哪里。规划时按比工位更多的Wi-Fi用户来考虑，下单前让勘测决定数量和位置。

需要机房吗？

100个工位的话，需要，形式可以变通。你需要一个可上锁、有通风、有专用电源和足够散热的空间，放交换机、配线架和防火墙。它不必大，但必须在装修期间规划，而不是事后塞进一个柜子。

谁来安装门禁控制？

通常是与装修承建商合作的专业安装商，入口共用时还要与业主的大厦管理处配合。重要的决定在你这一边：谁持有管理员登录，离职人员怎样移除，系统怎样与员工名单联动。把门禁纳入整体IT设计，可以避免布线和网络端口被漏掉。

可以先用临时网络搬进去吗？

可以，也值得作为后备方案，但它是B计划，不是计划。临时连接通常更慢、韧性更差，永久线路装好之后切换也麻烦。问问运营商你所在大厦有哪些临时方案，并把专线延误当作要尽早升级处理的理由。

硬件应该买还是租？

看是哪一层。布线是长寿命资产，通常作为搭建的一部分购买。对于网络设备、终端用户设备和会议室，把自有、自有加管理和订阅在整个合同期内做比较，包括支持所花的精力，并且每一层分别选择，而不是所有东西一个答案。

第一天的支持是什么样的？

头几天，熟悉这次搭建的人应该在现场，一边发放设备，一边把最初的故障记在同一个地方。之后，支持转到正常的服务台模式，有指定渠道、响应目标，以及对所搭建内容的文档。Brocent的办公室IT搭建服务包括搭建之后的持续支持，其中有7×24小时服务台。

签下装修验收之前

新办公室是一串依赖关系，而卡住日期的那些，是从平面图上看不到的。如果只带走一件事，就带走这个顺序：先专线和布线，再机房，再桌面层，再会议室，身份系统和凭证登记册与它们并行。周期长的事项之后的一切，都补得回来。

Brocent于2007年在北京创立，自2016年起在香港设有办公室，自2021年起全球总部设在新加坡，办公室IT搭建的工作已完成120多个项目。固定价格报价是这类工作界定范围的方式之一。

如果你正在规划一层新办公室，希望在装修图纸定稿之前有人帮你把顺序再看一遍，欢迎联系我们聊聊搭建方案，或者了解我们按用户计费的管理型IT外包服务，看看入伙之后支持这一头是怎样运作的。