Outlook 怎樣發送加密電郵：新版 Outlook 步驟與管理員檢查清單

簡短回答： 在新版 Outlook 寫好電郵後，選 Options（選項）> Encrypt（加密），再選 Encrypt 或 Do Not Forward（不可轉發），然後發送。兩個選項用的都是 Microsoft Purview 郵件加密。Encrypt 只保護內容，收件人仍可轉發、複製、列印；Do Not Forward 還會禁止這些操作。管理員用一條 Exchange Online PowerShell 檢查，就能確認功能已啟用。

本文寫給需要發送機密電郵的同事，以及要確保這項功能可用的 IT 管理員。讀完後你可以發出一封加密電郵、確認租戶已就緒，並告訴外部收件人怎樣開啟。微軟只為新版 Outlook 提供了逐步操作說明，所以只有新版 Outlook 的步驟是精確的；其他客戶端我們只寫微軟有文件說明的內容。文中事實已於 2026 年 10 月 28 日對照 Microsoft Learn 和 Microsoft Support 核對。

先選對加密方式

Outlook 有兩種機制，同一封電郵上不要疊用。

• Microsoft Purview 郵件加密：收件人在機構內外都可以，包括 Gmail、Yahoo、Outlook.com，不需要交換證書。本文講的就是這個。
• S/MIME：雙方都要有證書。微軟明確指出，已經做過 S/MIME 簽署或加密的郵件，不應再套用 Purview 郵件加密。

對大部分中小企，Purview 郵件加密較為實用。

Encrypt 與 Do Not Forward 的分別

Microsoft Learn 的說法如下：

• Encrypt（又稱 encrypt-only）：郵件加密，收件人必須通過身份驗證。他們擁有除「另存新檔/匯出」和「完全控制」以外的所有使用權限，實際上可以複製內容、列印、轉發，但不能移除加密。
• Do Not Forward：郵件加密，收件人必須通過身份驗證。不能轉發、不能列印、不能複製內容；轉發按鈕不可用，收件人（To、Cc、Bcc）也改不了。附帶的 Office 文件會繼承同樣的限制。

只需要保護內容的傳輸和存放，用 Encrypt。只准你指定的人看到，用 Do Not Forward。

用戶步驟

Windows 版新版 Outlook

1. 新增電郵，照常寫好內容。
2. 選 Options > Encrypt。
3. 選 Encrypt 或 Do Not Forward。
4. 選 Send 發送。

其他 Outlook 客戶端

微軟的支援頁面只給出新版 Outlook 的精確步驟。Microsoft Learn 確認傳統版 Outlook（Windows、Mac）和網頁版 Outlook 都有 Encrypt 選項，並說明建立 encrypt-only 郵件需要 Outlook for PC 2019 或 Microsoft 365 應用程式。我們核對的頁面沒有給出這些客戶端的按鈕路徑，所以請打開郵件的選項，按屏幕上的標籤 Encrypt 和 Do Not Forward 操作。如果很多用戶使用傳統版 Outlook，先在一部電腦上測試，再寫一頁自己的操作說明。

如果見不到 Encrypt，可能是該用戶的授權不包含此功能，或租戶尚未啟動 Azure Rights Management。見下面的管理員部分。

兩個限制

• 連附件的郵件大小上限是 25 MB。來自 SharePoint 或 OneDrive 的雲端附件不受保護。
• PDF 附件要管理員啟用後才會加密（見管理員部分）。

管理員步驟：確認功能已啟用

Purview 郵件加密要求租戶內已啟動 Azure Rights Management 服務。對大部分合資格的訂閱，微軟會自動啟動。

包含此功能的授權（來自 Microsoft Purview 郵件加密 FAQ）：Office 365 E3 和 E5、Microsoft 365 E3 和 E5、Microsoft 365 Business Premium，以及教育版 A1、A3、A5。Exchange Plan 1、Exchange Plan 2、Office 365 F3、Microsoft 365 Business Basic、Business Standard 和 Office 365 E1，可以加購 Azure Information Protection Plan 1 取得。每位受惠用戶都需要授權。

用 Compliance Administrator 之類的帳戶連接 Exchange Online PowerShell，然後執行：

Connect-ExchangeOnline
Get-IRMConfiguration | Format-List AzureRMSLicensingEnabled
Test-IRMConfiguration -Sender user@yourdomain.com -Recipient user@yourdomain.com

AzureRMSLicensingEnabled 應為 True。如果是 False，用 Set-IRMConfiguration -AzureRMSLicensingEnabled $true 設定。Test-IRMConfiguration 最後應顯示 OVERALL RESULT: PASS。地址請用租戶內真實存在的郵箱。

要自動加密 PDF 附件，擁有 Information Rights Management 角色的帳戶可以執行：

Set-IRMConfiguration -EnablePdfEncryption $true

可選：用郵件流程規則自動加密

不要指望每個人都記得。規則在對所有人啟用之前，先用一個收件人測試。在 Exchange 管理中心進入 Mail flow > Rules > New > Create a new rule，加入條件（例如收件人在機構外，或主旨含某關鍵字）。在 Do the following 選 Modify the message security > Apply Office 365 Message Encryption and rights protection，選一個 RMS 模板，再 Save。郵件流程規則無法加密從 Exchange Online 機構外部進來的郵件。

收件人怎樣開啟

• 使用 Microsoft 365 和 Outlook 的收件人（Windows、Mac、網頁、iOS、Android）：郵件正常開啟，頂部橫幅會顯示限制，例如 Do Not Forward。
• Gmail：選 Read your message，再選 Sign in with Google，然後 Allow。郵件會在新的瀏覽器分頁開啟。
• Yahoo 及其他電郵服務：選 Read the message，申請一次性驗證碼，輸入收到的驗證碼，再選 Continue。驗證碼 15 分鐘後失效，失效了就重新打開原郵件。

第一封加密電郵發出前，先把這三行說明發給外部收件人，免得他們把通知當成釣魚電郵。

常見錯誤

1. 選了 Encrypt 卻以為不能轉發。 Encrypt 容許轉發、複製、列印，要禁止請用 Do Not Forward。
2. 在 S/MIME 郵件上再套 Purview 加密。 一封郵件只選一種機制。
3. 全靠用戶自覺。 對必須加密的情況，例如發給特定合作夥伴或含特定關鍵字的郵件，加一條郵件流程規則。
4. 沒想到一次性驗證碼郵件會落入垃圾郵件或隔離區。 微軟 FAQ 的建議是先查垃圾郵件文件夾，再查 Microsoft Purview 門戶的隔離區。含驗證碼的郵件，尤其是最初幾封，常被隔離。
5. 混合部署中把收件人放在 Bcc。 微軟指出，設定了連接器時，Bcc 收件人可能在加密前被移除。請放在 To 或 Cc。
6. 想用郵件流程規則加密會議邀請。 會議邀請要用敏感度標籤。

如何確認已生效

1. 用自己的郵箱以 Do Not Forward 發一封測試電郵，收件人用另一家服務供應商，例如你自己的 Gmail 地址。
2. 確認收件人見到的是「安全閱讀」的提示，而不是郵件明文。
3. 在 Microsoft 365 郵箱確認郵件頂部有限制橫幅，且轉發不可用。
4. 管理員確認 Test-IRMConfiguration 傳回 OVERALL RESULT: PASS。

FAQ

Outlook 可以發送加密電郵嗎？

可以。授權包含 Microsoft Purview 郵件加密的話，在新版 Outlook 選 Options > Encrypt，發送前選 Encrypt 或 Do Not Forward 即可。

怎樣解除 Outlook 電郵的加密？

收件人無法移除自己收到的郵件的加密。管理員可以建立郵件流程規則，移除機構自己施加在外發郵件或其回覆上的加密：在 Exchange 管理中心選 Modify the message security > Remove Office 365 Message Encryption and rights protection applied by the organization。

已經發出的電郵還可以加密嗎？

我們在 Microsoft Learn 找不到替已發出郵件補上加密的做法。請重新發一封啟用加密的郵件。撤銷是另一項有限制的功能，與 Advanced Message Encryption 相關。寄件人只能撤銷發給單一收件人、且該收件人使用 gmail.com 或 yahoo.com 等社交帳戶的郵件，方法是在網頁版 Outlook 的「已傳送郵件」文件夾使用 Remove external access。微軟指出，發給 Microsoft 365 工作或學校帳戶、或 outlook.com 帳戶的郵件無法撤銷，而且要確保能追蹤和撤銷，需要自訂品牌模板。

怎樣開啟加密的 Outlook 電郵？

用 Microsoft 365 帳戶的 Outlook 會正常開啟。Gmail 選 Read your message 並用 Google 登入。其他電郵服務選 Read the message，使用一次性驗證碼，驗證碼 15 分鐘後失效。

手機上的 Outlook 可以開啟加密電郵嗎？

微軟把 Outlook for iOS 和 Outlook for Android 列為可原生閱讀加密及權限保護郵件的客戶端。

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