用Gemini搜尋Google雲端硬碟文件：發票與合約

重點先講： 在 Google 雲端硬碟用 Gemini 找文件，只要在搜尋列用日常說話的方式描述你要的東西（供應商、月份、「已簽署的版本」），或在「詢問 Gemini」側邊面板提問，再打開它引用的文件核對即可。它只會找你本來有權打開的文件；要在雲端硬碟內使用 Gemini，你的 Google Workspace 方案一般需要 Business Standard 或以上。

月底結帳前，財務同事最常聽到的一句話是：「去年三月跟那家物流供應商簽的合約，最新那份在哪？順便把他們今年所有發票都找出來。」文件明明就在公司的共用雲端硬碟裡，問題是放在哪個文件夾、叫甚麼名字，沒有人記得。

這篇指南寫給在香港中小企業負責應付帳款、採購或行政的同事。內容是在 2026 年 10 月 31 日按 Google 當時的說明頁面和公告核對過的；Google 經常調整這些功能，動手前請以最新的 Google 雲端硬碟說明為準。如果你要處理的是整個共用雲端硬碟的混亂，而不只是找一份文件，請先看我們的 Gemini 整理與搜尋共用雲端硬碟指南。

Gemini 在雲端硬碟裡可以搜尋甚麼？不能搜尋甚麼？

可以：用日常語言描述文件。 根據 Google 2026 年 3 月的公告和說明頁面，在雲端硬碟搜尋列用自然語言搜尋時，Gemini 可在結果最上方顯示「AI 摘要」，附上可直接打開原文件的引用；你也可以從摘要轉到全螢幕的「詢問 Gemini」對話繼續追問。

可以：針對指定文件提問。 在 drive.google.com 右上角按「詢問 Gemini」會打開側邊面板，你可以在提示中加入來源文件，並在「來源」中看到答案用了哪些文件。

可以：閱讀 PDF。 在雲端硬碟的文件檢視器打開 PDF，可以叫 Gemini 摘要或回答關於內容的問題。Google 的說明指這包括掃描而成的 PDF。不過掃描越模糊，讀錯數字的機會越大，金額一定要對回原文件。

不能：看你無權打開的文件。 Gemini 只在你現有的權限範圍內運作。同事的「我的雲端硬碟」裡沒有分享給你的文件，它找不到，也不會告訴你存在。

不能：替你判斷文件是否有效。 它可以找出內文寫著「已簽署」的版本，但不能核實簽名本身是否真確，也不知道哪份合約已被補充協議取代。這些判斷仍然屬於你。

視乎方案： Google 由 2025 年 1 月 15 日起把 Gemini 功能納入 Business 和 Enterprise 版本。在雲端硬碟、文件、試算表和簡報內的 Gemini 由 Business Standard 起提供；Business Starter 的 Gemini 只限 Gmail 和 Gemini 應用程式。各版本的分別可參考我們的 Google Workspace 價格頁，最終以 Google 的版本比較為準。

開始前要確認的三件事

你的帳戶有沒有雲端硬碟內的 Gemini。 打開 drive.google.com，右上角見到「詢問 Gemini」按鈕就代表可以用。見不到的話，通常是方案不包括，或者管理員在管理控制台關閉了相關功能，問 IT 比自己摸索快。
你要找的文件你本身打不打得開。 如果合約只存在採購經理的個人雲端硬碟，Gemini 幫不了你，先請對方分享或移到共用雲端硬碟。
用公司帳戶，不要用個人 Gmail。 Google 的「Generative AI in Google Workspace Privacy Hub」說明，Workspace 客戶的內容在未經許可下不會被人手審閱，也不會用於訓練組織以外的生成式 AI 模型。這是針對 Workspace 帳戶的承諾，個人帳戶適用另一套條款，處理供應商發票時不應混用。

逐步操作：財務團隊每週會用的五個提示

以下五個提示可直接在雲端硬碟搜尋列或「詢問 Gemini」側邊面板使用。每次都要打開引用的文件核對，不要直接抄答案。

按供應商搜尋

提示示例：「找出所有來自 ABC 物流有限公司的發票，按日期排列。」如果供應商有中英文兩個名稱，兩個都寫進去，例如「ABC Logistics 或 ABC 物流」，因為發票上印的可能只有其中一個。

按日期或期間搜尋

提示示例：「2026 年 3 月收到的供應商發票有哪些？」要留意 Gemini 理解的「3 月」可能是文件日期，也可能是上載日期。如果結果不對，改說「發票日期是 2026 年 3 月」。

按金額搜尋

提示示例：「哪些發票的總額超過港幣五萬元？」這類問題最需要核對：掃描文件可能讀錯小數點，含稅與不含稅金額也可能被混淆。把它當作篩選清單的起點，而不是對數結果。

找已簽署的最終版本

提示示例：「找出與 ABC 物流的服務合約中已簽署的最終版本，並列出生效日期和終止條款。」Gemini 會根據內文判斷，所以文件名稱叫「最終版_v3」的草稿也可能出現。看清楚有沒有簽名頁，再對照有沒有後來的補充協議。

圍繞一張採購單找齊所有文件

提示示例：「列出所有提到採購單 PO-1234 的文件，包括報價、發票和送貨單。」這是 Gemini 比傳統搜尋優勝的地方：它能把散落在不同文件夾、不同格式的相關文件集中起來，並附上來源讓你逐一打開。

Gemini 與雲端硬碟本身的搜尋：何時用哪一個較快？

你知道文件類型、擁有者或大概日期：用雲端硬碟本身的搜尋。 搜尋列的篩選條件（類型、擁有者、修改日期等）和 Google 說明頁「在 Google 雲端硬碟中搜尋文件」列出的搜尋運算子，結果可預期，每個方案都有，連 Business Starter 也可以用。
你只記得內容或用途，不記得文件名稱：用 Gemini。 例如「去年跟新加坡客戶談的那份付款條款」，傳統關鍵字搜尋要剛好打中文件裡的字，Gemini 則可以理解意思。
你需要一個答案，而不只是一份文件：用「詢問 Gemini」。 例如「這三份合約的付款期分別是多少天」，它會整合多份文件並註明出處。
要準確核數：兩者都只是起點。 搜尋只會給你文件；Gemini 給你文字答案，答案可能有誤。凡是涉及金額或日期的決定，都要回到原文件。
速度： 已知條件時雲端硬碟搜尋最快；描述模糊時 Gemini 最快；兩者都比逐個文件夾打開快得多。

找到太多文件時：過度分享的文件夾和應該修正的地方

第一次用 Gemini 找發票，很多同事會嚇一跳：結果裡出現了人事部的薪酬表、另一個部門的客戶合約，甚至是幾年前離職同事留下的文件。Gemini 沒有越權，它只是把你本來就有權打開、但平時埋得很深的文件找了出來。

常見的原因有三個：

「知道連結的人都可以查看」的分享設定。 多年前為了方便發出去的連結，至今仍然有效。
整個公司都是成員的共用雲端硬碟。 財務、人事和管理層的文件放在同一個大家都能進的空間。
外部帳戶沒有移除。 舊供應商、前顧問的帳戶仍然在分享名單內。

遇到這種情況，不要只是當作沒看見。把例子記下來交給 IT 或管理員處理：收緊分享設定、把敏感文件移到成員有限的共用雲端硬碟，並移除不再需要的外部帳戶。這樣做以後，Gemini 的搜尋結果也會更乾淨、更準確。如果公司處理客戶或員工的個人資料，這也有助履行《個人資料（私隱）條例》保障資料原則中有關資料保安的責任。

管理層面：誰負責設定、權限和資料

財務同事可以自己學會這五個提示，但下面幾件事應該由 IT 負責：確認方案是否包括雲端硬碟內的 Gemini、管理控制台中 Gemini 功能的開關、共用雲端硬碟的成員和分享政策，以及在推出 AI 功能前先做一次分享權限檢查。

Brocent 的 AI+ 支援服務協助企業規劃 Gemini 這類 AI 功能的推出、提示範本和使用守則；IT 支援團隊負責日常的帳戶、權限和共用雲端硬碟管理。Brocent 銷售和支援 Google Workspace 授權，但不會把 Gemini 當作獨立 AI 產品轉售；如果你正在比較不同 AI 工具的公開價格，可參考我們的 AI 工具價格參考頁。